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Conteúdo
Propósito do Guia Kanban
Dezembro de 2020
Este guia visa ser uma referência unificadora para a comunidade, estabelecendo um conjunto mínimo de regras para o Kanban. Baseando-se nos fundamentos do Kanban, a estratégia aqui apresentada pode acomodar todo o espectro de entrega de valor e desafios organizacionais.
Qualquer uso da palavra Kanban neste documento significa especificamente o conjunto holístico de conceitos deste guia.
Purpose of the Kanban Guide
December 2020
By reducing Kanban to its essential components, the hope is that this guide will be a unifying reference for the community. By building upon Kanban fundamentals, the strategy presented here can accommodate the full spectrum of value delivery and organizational challenges.
Any use of the word Kanban in this document specifically means the holistic set of concepts in this guide.
Definição de Kanban
Kanban é uma estratégia para otimizar o fluxo de valor através de um processo que utiliza um sistema visual, baseado em um sistema puxado (pull-based system). Podem haver várias maneiras de definir valor, incluindo a consideração das necessidades do cliente, do usuário final, da organização e do ambiente, por exemplo.
O Kanban compreende as três práticas a seguir trabalhando em conjunto:
- Definindo e visualizando um fluxo de trabalho
- Gerenciamento de itens de forma ativa em um fluxo de trabalho
- Melhorando um fluxo de trabalho
Em sua implementação, essas práticas Kanban são chamadas coletivamente de sistema Kanban. Aqueles que participam da entrega de valores de um sistema Kanban são chamados de membros do sistema Kanban.
Definition of Kanban
Kanban is a strategy for optimizing the flow of value through a process that uses a visual, pull-based system. There may be various ways to define value, including consideration of the needs of the customer, the end-user, the organization, and the environment, for example.
Kanban comprises the following three practices working in tandem:
- Defining and visualizing a workflow
- Actively managing items in a workflow
- Improving a workflow
In their implementation, these Kanban practices are collectively called a Kanban system. Those who participate in the value delivery of a Kanban system are called Kanban system members.
Por que usar Kanban?
O conceito de fluxo é central para a definição de Kanban. Fluxo é o movimento de valor potencial através de um sistema. Como a maioria dos fluxos de trabalho existe para otimizar o valor, a estratégia do Kanban é otimizar o valor através da otimização do fluxo. Otimização não implica necessariamente maximização. Ao contrário, a otimização de valor significa esforçar-se para encontrar o equilíbrio certo de eficácia, eficiência e previsibilidade na forma como o trabalho é feito:
- Um fluxo de trabalho eficaz é aquele que fornece o que os clientes querem quando eles o querem.
- Um fluxo de trabalho eficiente aloca os recursos econômicos disponíveis da forma mais otimizada possível para gerar valor.
- Um fluxo de trabalho mais previsível significa ser capaz de prever com precisão a entrega de valor dentro de um grau aceitável de incerteza.
A estratégia do Kanban é fazer com que os membros façam as perguntas certas mais cedo, como parte de um esforço contínuo de melhoria na busca desses objetivos. Somente encontrando um equilíbrio sustentável entre estes três elementos é que a otimização de valor pode ser alcançada.
Como o Kanban pode trabalhar com praticamente qualquer fluxo de trabalho, sua aplicação não está limitada a qualquer indústria ou contexto. Profissionais trabalhadores do conhecimento, como os de finanças, marketing, saúde e software (para citar alguns), têm se beneficiado das práticas do Kanban.
Why use Kanban?
Central to the definition of Kanban is the concept of flow. Flow is the movement of potential value through a system. As most workflows exist to optimize value, the strategy of Kanban is to optimize value by optimizing flow. Optimization does not necessarily imply maximization. Rather, value optimization means striving to find the right balance of effectiveness, efficiency, and predictability in how work gets done:
- An effective workflow is one that delivers what customers want when they want it.
- An efficient workflow allocates available economic resources as optimally as possible to deliver value.
- A predictable workflow means being able to accurately forecast value delivery within an acceptable degree of uncertainty.
The strategy of Kanban is to get members to ask the right questions sooner as part of a continuous improvement effort in pursuit of these goals. Only by finding a sustainable balance among these three elements can value optimization be achieved.
Because Kanban can work with virtually any workflow, its application is not limited to any one industry or context. Professional knowledge workers, such as those in finance, marketing, healthcare, and software (to name a few), have benefited from Kanban practices.
Teoria de Kanban
Kanban se baseia na teoria do fluxo estabelecido, incluindo mas não limitado a:
- pensamento sistêmico,
- princípios lean,
- teoria da fila (tamanho do lote e tamanho da fila),
- variabilidade e controle de qualidade.
Melhorar continuamente um sistema Kanban ao longo do tempo com base nestas teorias é uma forma através da qual as organizações podem tentar otimizar a entrega de valor.
A teoria na qual o Kanban se baseia também é compartilhada por muitas metodologias e frameworks existentes orientadas a valor. Devido a essas semelhanças, o Kanban pode e deve ser usado para ampliar essas técnicas de entrega.
Kanban Theory
Kanban draws on established flow theory, including but not limited to:
- systems thinking,
- lean principles,
- queuing theory (batch size and queue size),
- variability, and quality control.
Continually improving a Kanban system over time based on these theories is one way that organizations can attempt to optimize the delivery of value.
The theory upon which Kanban is based is also shared by many existing value-oriented methodologies and frameworks. Because of these similarities, Kanban can and should be used to augment those delivery techniques.
Práticas Kanban
Definindo e Visualizando o fluxo de trabalho
A otimização do fluxo requer a definição do que significa fluxo em um determinado contexto. O entendimento explícito compartilhado do fluxo entre os membros do sistema Kanban dentro de seu contexto é chamado de Definição de Fluxo de Trabalho (DoW, do inglês Definition of Workflow). DoW é um conceito fundamental do Kanban. Todos os outros elementos deste guia dependem fortemente de como o fluxo de trabalho é definido.
No mínimo, os membros devem criar seu DoW usando todos os elementos a seguir:
- Uma definição das unidades individuais de valor que estão se movendo através do fluxo de trabalho. Estas unidades de valor são referidas como itens de trabalho (ou itens).
- Uma definição de quando os itens de trabalho são iniciados e terminados dentro do fluxo de trabalho. Seu fluxo de trabalho pode ter mais de um ponto de início ou de término, dependendo do item de trabalho.
- Uma ou mais estados definidos através dos quais os itens de trabalho fluem desde iniciados até sua finalização. Qualquer item de trabalho entre um ponto inicial e um ponto final é considerado trabalho em andamento (WIP, do inglês Work in Progress).
- Uma definição de como o WIP será controlado do início ao fim.
- Políticas explícitas sobre como os itens de trabalho podem fluir através de cada estado, do início ao fim.
- Uma expectativa de nível de serviço (SLE, do inglês Service Level Expectation), que é uma previsão de quanto tempo um item de trabalho deve levar para fluir do início ao fim.
Os membros do sistema Kanban frequentemente exigem elementos DoW adicionais, tais como valores, princípios e acordos de trabalho, dependendo das circunstâncias da equipe. As opções variam e há recursos além deste guia que podem ajudar a decidir quais incorporar.
A visualização da DoW é chamada de quadro Kanban. Tornar pelo menos os elementos mínimos de DoW transparentes no quadro Kanban é essencial para o processamento do conhecimento que informa a operação ideal do fluxo de trabalho e facilita a melhoria contínua do processo.
Não há diretrizes específicas de como uma visualização deve ser, desde que ela englobe o entendimento compartilhado de como o valor é entregue. Devem ser considerados todos os aspectos da DoW (por exemplo, itens de trabalho, políticas) juntamente com quaisquer outros fatores específicos do contexto que possam afetar como o processo opera. Os membros do sistema Kanban são limitados apenas por sua imaginação em relação a como eles tornam o fluxo transparente.
Kanban Practices
Defining and Visualizing the Workflow
Optimizing flow requires defining what flow means in a given context. The explicit shared understanding of flow among Kanban system members within their context is called a Definition of Workflow (DoW). DoW is a fundamental concept of Kanban. All other elements of this guide depend heavily on how workflow is defined.
At minimum, members must create their DoW using all of the following elements:
- A definition of the individual units of value that are moving through the workflow. These units of value are referred to as work items (or items).
- A definition for when work items are started and finished within the workflow. Your workflow may have more than one started or finished points depending on the work item.
- One or more defined states that the work items flow through from started to finished. Any work items between a started point and a finished point are considered work in progress (WIP).
- A definition of how WIP will be controlled from started to finished.
- Explicit policies about how work items can flow through each state from started to finished.
- A service level expectation (SLE), which is a forecast of how long it should take a work item to flow from started to finished.
Kanban system members often require additional DoW elements such as values, principles, and working agreements depending on the team’s circumstances. The options vary, and there are resources beyond this guide that can help with deciding which ones to incorporate.
The visualization of the DoW is called a Kanban board. Making at least the minimum elements of DoW transparent on the Kanban board is essential to processing knowledge that informs optimal workflow operation and facilitates continuous process improvement.
There are no specific guidelines for how a visualization should look as long as it encompasses the shared understanding of how value gets delivered. Consideration should be given to all aspects of the DoW (e.g., work items, policies) along with any other context-specific factors that may affect how the process operates. Kanban system members are limited only by their imagination regarding how they make flow transparent.
Gerenciando Ativamente Itens em um Fluxo de Trabalho
O gerenciamento ativo de itens em um fluxo de trabalho pode assumir várias formas, incluindo, mas não se limitando às seguintes:
- Controle de WIP.
- Evitar a acumulação de itens de trabalho em qualquer parte do fluxo de trabalho.
- Garantir que os itens de trabalho não envelheçam desnecessariamente, usando o SLE como referência.
- Desbloqueio do trabalho bloqueado.
Uma prática comum é que os membros do sistema Kanban revisem regularmente o gerenciamento ativo dos itens. Embora alguns possam escolher uma reunião diária, não há necessidade de formalizar a revisão ou reunir-se em cadência regular, desde que a gestão ativa ocorra.
Actively Managing Items in a Workflow
Active management of items in a workflow can take several forms, including but not limited to the following:
- Controlling WIP.
- Avoiding work items piling up in any part of the workflow.
- Ensuring work items do not age unnecessarily, using the SLE as a reference.
- Unblocking blocked work.
A common practice is for Kanban system members to review the active management of items regularly. Although some may choose a daily meeting, there is no requirement to formalize the review or meet at a regular cadence so long as active management takes place.
Controle do trabalho em andamento
Os membros do sistema Kanban devem controlar explicitamente o número de itens de trabalho em um fluxo de trabalho do início ao fim. Esse controle é normalmente representado como números ou slots/tokens em uma placa Kanban que são chamados de limites WIP. Um limite WIP pode incluir (mas não está limitado a) itens de trabalho em uma única coluna, várias colunas/linhas/áreas agrupadas, ou a um quadro inteiro.
Um efeito colateral do controle do WIP é que ele cria um sistema puxado. É chamado de sistema puxado porque os membros do sistema Kanban começam a trabalhar em um item (puxa ou seleciona) somente quando há um sinal claro de que há capacidade para fazê-lo. Quando o WIP cai abaixo do limite na DoW, isso é um sinal para selecionar um novo trabalho. Os membros devem se abster de puxar/selecionar mais do que o número de itens de trabalho em uma determinada parte do fluxo de trabalho, conforme definido pelo Limite WIP. Em casos raros, os membros do sistema podem concordar em puxar itens de trabalho adicionais além do Limite WIP, mas isso não deve ser rotineiro.
Controlar o WIP não só ajuda o fluxo de trabalho, mas muitas vezes também melhora o foco coletivo, o compromisso e a colaboração dos membros do sistema Kanban. Qualquer exceção aceitável ao controle do WIP deve ser explicitada como parte da DoW.
Controlling work in progress
Kanban system members must explicitly control the number of work items in a workflow from start to finish. That control is usually represented as numbers or slots/tokens on a Kanban board that are called WIP limits. A WIP limit can include (but is not limited to) work items in a single column, several grouped columns/lanes/areas, or a whole board.
A side effect of controlling WIP is that it creates a pull system. It is called a pull system because Kanban system members start work on an item ( pulls or selects) only when there is a clear signal that there is capacity to do so. When WIP drops below the limit in the DoW, that is a signal to select new work. Members should refrain from pulling/selecting more than the number of work items into a given part of the workflow as defined by the WIP Limit. In rare cases, system members may agree to pull additional work items beyond the WIP Limit, but it should not be routine.
Controlling WIP not only helps workflow but often also improves the Kanban system members’ collective focus, commitment, and collaboration. Any acceptable exceptions to controlling WIP should be made explicit as part of the DoW.
Expectativa de Nível de Serviço (Service Level Expectation)
O SLE é uma previsão de quanto tempo deveria levar um único item de trabalho do início ao fim. O SLE em si tem duas partes: um período de tempo decorrido e uma probabilidade associada a esse período (por exemplo, “85% dos itens de trabalho estarão acabados em oito dias ou menos”). O SLE deve ser baseado no tempo de ciclo histórico, e uma vez calculado, deve ser visualizado no quadro Kanban. Se não existirem dados históricos de tempo de ciclo, um melhor palpite será feito até que haja dados históricos suficientes para um cálculo adequado do SLE.
Service Level Expectation
The SLE is a forecast of how long it should take a single work item to flow from started to finished. The SLE itself has two parts: a period of elapsed time and a probability associated with that period (e.g., “85% of work items will be finished in eight days or less”). The SLE should be based on historical cycle time, and once calculated, should be visualized on the Kanban board. If historical cycle time data does not exist, a best guess will do until there is enough historical data for a proper SLE calculation.
Melhorando o Fluxo de Trabalho
Tendo tornado a DoW explícita, a responsabilidade dos membros do sistema Kanban é melhorar continuamente seu fluxo de trabalho para alcançar um melhor equilíbrio de eficácia, eficiência e previsibilidade. As informações que eles obtêm com a visualização e outras medidas Kanban orientam quais ajustes para a DoW podem ser mais benéficos.
É prática comum rever a DoW de tempos em tempos para discutir e implementar quaisquer mudanças necessárias. Não há nenhuma exigência, entretanto, de esperar por uma reunião formal em uma cadência regular para fazer estas mudanças. Os membros do sistema Kanban podem e devem fazer alterações just-in-time, conforme o contexto ditar. Também não há nada que prescreva que as melhorias no fluxo de trabalho sejam pequenas e incrementais. Se a visualização e as medidas Kanban indicarem que uma grande mudança é necessária, é isso que os membros devem implementar.
Improving the Workflow
Having made the DoW explicit, the Kanban system members’ responsibility is to continuously improve their workflow to achieve a better balance of effectiveness, efficiency, and predictability. The information they gain from visualization and other Kanban measures guide what tweaks to the DoW may be most beneficial.
It is common practice to review the DoW from time to time to discuss and implement any changes needed. There is no requirement, however, to wait for a formal meeting at a regular cadence to make these changes. Kanban system members can and should make just-in-time alterations as the context dictates. There is also nothing that prescribes improvements to workflow to be small and incremental. If visualization and the Kanban measures indicate that a big change is needed, that is what the members should implement.
Medidas Kanban
A aplicação do Kanban requer a coleta e análise de um conjunto mínimo de medidas de fluxo (ou métricas). Elas são um reflexo da atual saúde e desempenho do sistema Kanban e ajudarão a informar as decisões sobre como o valor é entregue.
As quatro medidas obrigatórias de fluxo a serem rastreadas são:
- WIP: O número de itens de trabalho iniciados mas não terminados.
- Vazão (do inglês, Throughput): O número de itens de trabalho terminados por unidade de tempo. Observe que a medição da vazão é a contagem exata dos itens de trabalho.
- Idade do item de trabalho (do inglês, Work Item Age): A quantidade de tempo decorrido entre quando um item de trabalho começou e o tempo atual.
- Tempo de ciclo (do inglês, Cycle Time): A quantidade de tempo transcorrido entre quando um item de trabalho começou e quando um item de trabalho terminou.
Para estas quatro medidas de fluxo obrigatórias, os termos início e fim referem-se a como os membros do sistema Kanban definiram estes termos na DoW.
Desde que os membros utilizem essas métricas conforme descrito neste guia, os membros podem se referir a qualquer uma dessas medidas utilizando qualquer outro nome que escolherem.
Em si mesmas, essas métricas não têm sentido, a menos que possam informar uma ou mais das três práticas do Kanban. Portanto, recomenda-se a visualização dessas métricas usando gráficos. Não importa que tipo de gráficos são usados, desde que permitam uma compreensão compartilhada da saúde e do desempenho atual do sistema Kanban.
As medidas de fluxo listadas neste guia representam apenas o mínimo necessário para a operação de um sistema Kanban. Os membros do sistema Kanban podem e frequentemente devem utilizar medidas adicionais específicas do contexto que auxiliam as decisões informadas por dados.
Kanban Measures
The application of Kanban requires the collection and analysis of a minimum set of flow measures (or metrics). They are a reflection of the Kanban system’s current health and performance and will help inform decisions about how value gets delivered.
The four mandatory flow measures to track are:
- WIP: The number of work items started but not finished.
- Throughput: The number of work items finished per unit of time. Note the measurement of throughput is the exact count of work items.
- Work Item Age: The amount of elapsed time between when a work item started and the current time.
- Cycle Time: The amount of elapsed time between when a work item started and when a work item finished.
For these mandatory four flow measures, started and finished refer to how the Kanban system members have defined those terms in the DoW.
Provided that the members use these metrics as described in this guide, members can refer to any of these measures using any other names as they choose.
In and of themselves, these metrics are meaningless unless they can inform one or more of the three Kanban practices. Therefore, visualizing these metrics using charts is recommended. It does not matter what kind of charts are used as long as they enable a shared understanding of the Kanban system’s current health and performance.
The flow measures listed in this guide represent only the minimum required for the operation of a Kanban system. Kanban system members may and often should use additional context-specific measures that assist data-informed decisions.
Nota final
As práticas e medidas do Kanban são imutáveis. Embora seja possível implementar apenas partes do Kanban, o resultado não é o Kanban. Pode-se e deve-se adicionar outros princípios, metodologias e técnicas ao sistema Kanban, mas o conjunto mínimo de práticas, medidas e o espírito de otimização de valor deve ser preservado.
Endnote
Kanban’s practices and measures are immutable. Although implementing only parts of Kanban is possible, the result is not Kanban. One can and likely should add other principles, methodologies, and techniques to the Kanban system, but the minimum set of practices, measures, and the spirit of optimizing value must be preserved.
História do Kanban
O estado atual do Kanban pode traçar suas raízes no Sistema de Produção Toyota (e seus antecedentes) e no trabalho de pessoas como Taiichi Ohno e W. Edwards Deming. O conjunto de práticas coletivas para o trabalho de conhecimento que agora é comumente referido como Kanban teve origem, em sua maioria, em uma equipe da Corbis em 2006. Essas práticas rapidamente se espalharam para abranger uma grande e diversificada comunidade internacional que continuou a aprimorar e evoluir a abordagem.
History of Kanban
The present state of Kanban can trace its roots to the Toyota Production System (and its antecedents) and the work of people like Taiichi Ohno and W. Edwards Deming. The collective set of practices for knowledge work that is now commonly referred to as Kanban mostly originated on a team at Corbis in 2006. Those practices quickly spread to encompass a large and diverse international community that has continued to enhance and evolve the approach.
Agradecimentos
Além de todos os que ajudaram a desenvolver o Kanban ao longo dos anos, gostaríamos de agradecer especificamente às seguintes pessoas por suas contribuições a este guia:
- Yuval Yeret e Steve Porter por sua contribuição inicial de conceitos fundamentais.
- Emily Coleman pela inspiração para ampliar a definição de valor.
- Ryan Ripley e Todd Miller por ajudarem a desenvolver grande parte do material de apoio sobre o qual este guia se baseia.
- Julia Wester, Colleen Johnson, Jose Casal, e Jean-Paul Bayley por serem revisores perspicazes dos primeiros esboços.
- Dave West e Eric Naiburg por sua cuidadosa consideração do que deveria estar na versão final publicada.
- Deborah Zanke pela edição
Traduzido por Ricardo Peters, [email protected]
Acknowledgments
In addition to all who helped to develop Kanban over the years, we would like to thank the following individuals specifically for their contributions to this guide:
- Yuval Yeret and Steve Porter for their initial contribution of foundational concepts.
- Emily Coleman for the inspiration to broaden the definition of value.
- Ryan Ripley and Todd Miller for helping to develop much of the supporting materials upon which this guide is based.
- Julia Wester, Colleen Johnson, Jose Casal, and Jean-Paul Bayley for being insightful reviewers of the early drafts.
- Dave West and Eric Naiburg for their careful consideration of what should be in the final published version.
- Deborah Zanke for editing.
- Yuval Yeret and Steve Porter for their initial contribution of foundational concepts.
- Emily Coleman for the inspiration to broaden the definition of value.
- Ryan Ripley and Todd Miller for helping to develop much of the supporting materials upon which this guide is based.
- Julia Wester, Colleen Johnson, Jose Casal, and Jean-Paul Bayley for being insightful reviewers of the early drafts.
- Dave West and Eric Naiburg for their careful consideration of what should be in the final published version.
- Deborah Zanke for editing.
Translation by Ricardo Peters, [email protected]
License
Este trabalho é licenciado por Orderly Disruption Limited e Daniel S. Vacanti, Inc. sob uma Licença Internacional Creative Commons Attribution 4.0.
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This work is licensed by Orderly Disruption Limited and Daniel S. Vacanti, Inc. under a Creative Common Attribution 4.0 International License.
Informações de Contato
Ricardo Peters
IIBA-CBAP®, IIBA®-AAC, IIBA®-CPOA, PMP®, DASSM®, PMI-ACP®, PMI-PBA®, Gallup's Certified Strengths Coach, Agile Coach at Pitang
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