Kanban Guide in English Polskie tłumaczenie
Pobierz przewodnik Kanban tutaj
Looking to download the guide?
Spis treści
Cel Kanban Guide
Grudzień 2020
Niniejszy przewodnik ma stanowić – poprzez określenie minimalnego zbioru reguł podejścia Kanban – wspólną, ujednoliconą referencję dla społeczności osób zainteresowanych lub pracujących w podejściu Kanban. Strategie przedstawione w przewodniku mogą – poprzez rozbudowę przedstawionych poniżej fundamentów Kanban – znaleźć szerokie zastosowanie w dostarczaniu wartości, jak i adresowaniu wyzwań, z jakimi stykają się organizacje.
Każde wystąpienie słowa Kanban w niniejszym dokumencie odnosi się do holistycznego zestawu koncepcji opisanych w tym przewodniku.
Purpose of the Kanban Guide
December 2020
By reducing Kanban to its essential components, the hope is that this guide will be a unifying reference for the community. By building upon Kanban fundamentals, the strategy presented here can accommodate the full spectrum of value delivery and organizational challenges.
Any use of the word Kanban in this document specifically means the holistic set of concepts in this guide.
Definicja Kanban
Kanban jest strategią optymalizacji przepływu wartości (ang. flow of value) przez proces, używającą wizualnego systemu ssącego (ang. pull-based system). Istnieje wiele sposobów definiowania wartości, jak np. uwzględnienie potrzeb klienta, końcowego użytkownika, organizacji czy też środowiska.
Kanban obejmuje trzy następujące, współdziałające ze sobą praktyki:
- Definiowanie i wizualizacja procesu pracy (ang. workflow).
- Aktywne zarządzanie Pracą (ang. items) w procesie pracy.
- Doskonalenie procesu pracy.
Implementacja tych praktyk nosi nazwę: system Kanban. Wszyscy uczestniczący w dostarczaniu wartości przez system Kanban noszą nazwę członków systemu Kanban.
Definition of Kanban
Kanban is a strategy for optimizing the flow of value through a process that uses a visual, pull-based system. There may be various ways to define value, including consideration of the needs of the customer, the end-user, the organization, and the environment, for example.
Kanban comprises the following three practices working in tandem:
- Defining and visualizing a workflow
- Actively managing items in a workflow
- Improving a workflow
In their implementation, these Kanban practices are collectively called a Kanban system. Those who participate in the value delivery of a Kanban system are called Kanban system members.
Dlaczego warto stosować Kanban?
Centralnym punktem definicji Kanban jest koncepcja przepływu (ang. flow) potencjalnej wartości przez system. Większość procesów pracy służy optymalizacji wartości, natomiast strategią Kanban jest optymalizacja wartości poprzez optymalizację przepływu. Optymalizacja niekoniecznie implikuje maksymalizację; oznacza dążenie do odpowiedniej równowagi pomiędzy efektywnością, wydajnością i przewidywalnością sposobu wykonania pracy:
- Efektywny przepływ pracy (ang. workflow) dostarcza tego czego chce klient, w czasie, w którym klient chce by było to dostarczone.
- Wydajny przepływ pracy, w celu dostarczenia wartości, przypisuje dostępne zasoby ekonomiczne tak optymalnie, jak to tylko możliwe.
- Większa przewidywalność przepływu pracy to możliwość dokładniejszego prognozowania dostarczenia wartości przy akceptowalnym stopniu niepewności.
Strategia Kanban ma sprawić by członkowie systemu Kanban zadawali odpowiednie pytania wcześniej, w ramach ciągłego doskonalenia prowadzącego do osiągnięcia powyższych celów. Optymalizacja wartości może zaistnieć tylko dzięki stworzeniu trwałej równowagi pomiędzy trzema powyższymi elementami.
Ponieważ Kanban może działać z dowolnym procesem pracy, jego implementacja nie jest ograniczona do konkretnej gałęzi przemysłu, czy konkretnego kontekstu. Pracownicy wiedzy (ang. knowledge workers), profesjonaliści pracujący w finansach, marketingu, opiece zdrowotnej czy informatyce, by wymienić kilka z dziedzin, osiągali korzyści ze stosowania praktyk Kanban.
Why use Kanban?
Central to the definition of Kanban is the concept of flow. Flow is the movement of potential value through a system. As most workflows exist to optimize value, the strategy of Kanban is to optimize value by optimizing flow. Optimization does not necessarily imply maximization. Rather, value optimization means striving to find the right balance of effectiveness, efficiency, and predictability in how work gets done:
- An effective workflow is one that delivers what customers want when they want it.
- An efficient workflow allocates available economic resources as optimally as possible to deliver value.
- A predictable workflow means being able to accurately forecast value delivery within an acceptable degree of uncertainty.
The strategy of Kanban is to get members to ask the right questions sooner as part of a continuous improvement effort in pursuit of these goals. Only by finding a sustainable balance among these three elements can value optimization be achieved.
Because Kanban can work with virtually any workflow, its application is not limited to any one industry or context. Professional knowledge workers, such as those in finance, marketing, healthcare, and software (to name a few), have benefited from Kanban practices.
Teoria Kanban
Kanban opiera się na solidnie udokumentowanej teorii przepływu (ang. flow theory), uwzględniając między innymi:
- myślenie systemowe,
- pryncypia lean,
- teorię kolejek (wielkość partii i rozmiar kolejki),
- zmienność oraz kontrolę jakości.
Ciągłe doskonalenie z upływem czasu systemu Kanban, bazujące na powyższych teoriach, jest jedną z metod optymalizacji dostarczania wartości w organizacjach.
Teoria, na której opiera się Kanban jest również wykorzystywana przez wiele istniejących obecnie metodyk i ram postępowania zorientowanych na wartość. Ze względu na te podobieństwa, Kanban może i powinien być stosowany w celu rozszerzenia tych technik.
Kanban Theory
Kanban draws on established flow theory, including but not limited to:
- systems thinking,
- lean principles,
- queuing theory (batch size and queue size),
- variability, and quality control.
Continually improving a Kanban system over time based on these theories is one way that organizations can attempt to optimize the delivery of value.
The theory upon which Kanban is based is also shared by many existing value-oriented methodologies and frameworks. Because of these similarities, Kanban can and should be used to augment those delivery techniques.
Praktyki Kanban
Definiowanie i wizualizacja procesu pracy (ang. workflow)
Optymalizacja przepływu pracy (ang. flow) wymaga zdefiniowania, jak rozumiany jest w konkretnym kontekście „przepływ pracy”. Definicja Workflow – DW (ang. Definition of Workflow) umożliwia jednakowe jego rozumienie przez członków systemu Kanban w ich specyficznym kontekście. Definicja Workflow to podstawowa koncepcja Kanban. Wszystkie inne elementy Kanban Guide są w dużym stopniu uzależnione od sposobu zdefiniowania przepływu pracy.
Definicja Workflow stworzona przez członków systemu Kanban musi, w swojej minimalnej postaci, uwzględniać wszystkie wymienione poniżej elementy:
- Definicja elementu będącego nośnikiem wartości dla klienta (ang. unit of value), „przepływającego” przez proces pracy (ang. workflow). Takie elementy określane są mianem: Praca (ang. work item/items).
- Definicja miejsca w procesie pracy, od którego Praca zaczyna „przepływać” przez zdefiniowany proces (punkt rozpoczęcia), oraz miejsca, w którym opuszcza ten proces (punkt zakończenia). Konkretny proces pracy może mieć wiele punktów rozpoczęcia lub punktów zakończenia, w zależności od zdefiniowanej Pracy.
- Jedna lub kilka zdefiniowanych faz procesu, przez które „przepływa” Praca od punktu rozpoczęcia do punktu zakończenia. Każda Praca znajdująca się pomiędzy punktem rozpoczęcia, a punktem zakończenia traktowana jest jako Praca W Toku (ang. WIP – Work In Progress).
- Definicja sposobu kontrolowania Pracy W Toku (ang. WIP) od punktu rozpoczęcia do punktu zakończenia.
- Jawne zasady postępowania, dotyczące sposobu „przepływu” Pracy przez zdefiniowane fazy procesu pracy, od punktu rozpoczęcia do punktu zakończenia.
- Oczekiwany Poziom Świadczenia Usług (ang. Service Level Expectation – SLE), będący prognozą czasu przepływu (ang. flow) Pracy od punktu rozpoczęcia do punktu zakończenia.
Członkowie systemu Kanban często potrzebują dodatkowych elementów Definicji Workflow, takich, jak: wartości, zasady oraz robocze ustalenia (ang. working agreements), wynikających ze środowiska pracy zespołu. Możliwe są tu różne podejścia. Dostępne publikacje i materiały inne niż Kanban Guide mogą być pomocne przy podejmowaniu decyzji, które z innych elementów powinny być uwzględnione.
Wizualizacja Definicji Workflow ma postać Tablicy Kanban (ang. Kanban board). Minimalne elementy Definicji Workflow powinny być transparentnie pokazane na Tablicy Kanban, dzięki czemu możliwy jest optymalny proces pracy i jego ciągłe doskonalenie.
Nie ma konkretnych wytycznych określających, jak ma wyglądać wizualizacja. Najważniejsze jest to, że musi ona zapewnić wspólne rozumienie sposobu dostarczania wartości. Trzeba więc uwzględnić wszystkie aspekty Definicji Workflow (np. Praca, jawne zasady postępowania), jak i inne specyficzne dla danego kontekstu czynniki, wpływające na realizowany proces. Jedynym ograniczeniem członków systemu Kanban, co do sposobu zapewnienia transparentności przepływu, jest ich wyobraźnia.
Kanban Practices
Defining and Visualizing the Workflow
Optimizing flow requires defining what flow means in a given context. The explicit shared understanding of flow among Kanban system members within their context is called a Definition of Workflow (DoW). DoW is a fundamental concept of Kanban. All other elements of this guide depend heavily on how workflow is defined.
At minimum, members must create their DoW using all of the following elements:
- A definition of the individual units of value that are moving through the workflow. These units of value are referred to as work items (or items).
- A definition for when work items are started and finished within the workflow. Your workflow may have more than one started or finished points depending on the work item.
- One or more defined states that the work items flow through from started to finished. Any work items between a started point and a finished point are considered work in progress (WIP).
- A definition of how WIP will be controlled from started to finished.
- Explicit policies about how work items can flow through each state from started to finished.
- A service level expectation (SLE), which is a forecast of how long it should take a work item to flow from started to finished.
Kanban system members often require additional DoW elements such as values, principles, and working agreements depending on the team’s circumstances. The options vary, and there are resources beyond this guide that can help with deciding which ones to incorporate.
The visualization of the DoW is called a Kanban board. Making at least the minimum elements of DoW transparent on the Kanban board is essential to processing knowledge that informs optimal workflow operation and facilitates continuous process improvement.
There are no specific guidelines for how a visualization should look as long as it encompasses the shared understanding of how value gets delivered. Consideration should be given to all aspects of the DoW (e.g., work items, policies) along with any other context-specific factors that may affect how the process operates. Kanban system members are limited only by their imagination regarding how they make flow transparent.
Aktywne zarządzanie Pracą w procesie pracy
Aktywne zarządzanie Pracą w procesie pracy (ang. workflow) może być realizowane różnymi metodami, m.in. poprzez:
- Kontrolowanie poziomu Pracy W Toku (ang. WIP).
- Unikanie gromadzenia się Pracy w dowolnej części procesu pracy.
- Zapewnienie, przy odniesieniu do SLE, by Praca nie ulegała niepotrzebnie starzeniu się.
- Odblokowywanie zablokowanej Pracy.
Aktywne zarządzanie Pracą powinno być realizowane regularnie, np. podczas codziennych spotkań zespołu. Nie jest jednak wymagana formalizacja lub regularna częstotliwość tych spotkań, dopóki aktywne zarządzanie Pracą jest realizowane.
Actively Managing Items in a Workflow
Active management of items in a workflow can take several forms, including but not limited to the following:
- Controlling WIP.
- Avoiding work items piling up in any part of the workflow.
- Ensuring work items do not age unnecessarily, using the SLE as a reference.
- Unblocking blocked work.
A common practice is for Kanban system members to review the active management of items regularly. Although some may choose a daily meeting, there is no requirement to formalize the review or meet at a regular cadence so long as active management takes place.
Kontrolowanie poziomu Pracy W Toku (ang. WIP)
Członkowie systemu Kanban muszą w sposób jawny kontrolować poziom Prac W Toku, czyli Prac znajdujących się w procesie pracy, pomiędzy punktem rozpoczęcia, a punktem zakończenia. Taka kontrola jest zwykle realizowana za pomocą konkretnej liczby lub slotów/tokenów na tablicy Kanban, nazywanych limitem Prac W Toku (ang. WIP Limit WIP). Limit Prac W Toku może dotyczyć pojedynczej kolumny, kilku kolumn, wierszy tablicy, obszaru na tablicy, lub całej tablicy.
Następstwem kontrolowania WIP jest powstanie systemu pull (systemu „ssącego”). System ten jest tak nazywany, gdyż członkowie systemu Kanban zaczynają realizować nowe Prace, wybierając je – „zasysając”, tylko wtedy, gdy mają zdolności realizacyjne. Sytuacja, gdy poziom limitu Prac W Toku (WIP Limit) spada poniżej poziomu określonego w Definicji Workflow jest sygnałem do rozpoczęcia nowej Pracy. Nie należy rozpoczynać i tym samym realizować więcej Prac, niż poziom określony jako limit Prac W Toku. W rzadkich, uzasadnionych sytuacjach można uzgodnić przekroczenie tego limitu WIP, lecz nie powinno być to działanie rutynowe.
Kontrolowanie poziomu Prac W Toku nie tylko prowadzi do płynnego i stabilnego przepływu Prac, lecz także zwiększa koncentrację, zaangażowanie oraz współpracę członków systemu Kanban. Każdy akceptowalny wyjątek od kontrolowania limitów WIP powinien stanowić jawną część Definicji Workflow.
Controlling Work In Progress
Kanban system members must explicitly control the number of work items in a workflow from start to finish. That control is usually represented as numbers or slots/tokens on a Kanban board that are called WIP limits. A WIP limit can include (but is not limited to) work items in a single column, several grouped columns/lanes/areas, or a whole board.
A side effect of controlling WIP is that it creates a pull system. It is called a pull system because Kanban system members start work on an item ( pulls or selects) only when there is a clear signal that there is capacity to do so. When WIP drops below the limit in the DoW, that is a signal to select new work. Members should refrain from pulling/selecting more than the number of work items into a given part of the workflow as defined by the WIP Limit. In rare cases, system members may agree to pull additional work items beyond the WIP Limit, but it should not be routine.
Controlling WIP not only helps workflow but often also improves the Kanban system members’ collective focus, commitment, and collaboration. Any acceptable exceptions to controlling WIP should be made explicit as part of the DoW.
Oczekiwany Poziom Świadczenia Usług (ang. Service Level Expectation – SLE)
Oczekiwany Poziom Świadczenia Usług jest prognozą czasu przepływu pojedynczej Pracy od punktu rozpoczęcia do punktu zakończenia. SLE składa się z dwóch elementów: okresu czasu oraz prawdopodobieństwa związanego z tym okresem (np. „85 % Prac zostanie zakończonych w czasie 8 dni lub krótszym”). SLE powinien bazować na historycznych danych dotyczących czasu realizacji (ang. cycle time) i po obliczeniu powinien być zwizualizowany na tablicy Kanban. W sytuacji, gdy nie istnieją dane historyczne dotyczące czasów realizacji można – do czasu uzyskania odpowiednich danych historycznych – posłużyć się metodą określania najbardziej prawdopodobnego rezultatu (ang. best guess).
Service Level Expectation
The SLE is a forecast of how long it should take a single work item to flow from started to finished. The SLE itself has two parts: a period of elapsed time and a probability associated with that period (e.g., “85% of work items will be finished in eight days or less”). The SLE should be based on historical cycle time, and once calculated, should be visualized on the Kanban board. If historical cycle time data does not exist, a best guess will do until there is enough historical data for a proper SLE calculation.
Doskonalenie procesu pracy
Członkowie systemu Kanban, mając jawną Definicję Workflow, są odpowiedzialni za ciągłe doskonalenie swojego procesu pracy, dla uzyskania lepszej równowagi pomiędzy efektywnością, wydajnością oraz przewidywalnością. Informacje uzyskiwane dzięki wizualizacji oraz różne metryki (ang. measure) Kanban wskazują jakie udoskonalenia Definicji Workflow mogą przynieść największe korzyści.
Częstą praktyką jest dokonywanie okresowego przeglądu Definicji Workflow w celu przeanalizowania i wprowadzenia niezbędnych udoskonaleń. Nie jest jednak wymagane odczekanie do formalnego spotkania, organizowanego z ustaloną częstotliwością, żeby dokonać tych udoskonaleń. Mogą i powinny być one dokonywane w trybie „just-in-time”, czyli „wtedy, gdy potrzeba”, gdy kontekst na to wskazuje. Nie ma też żadnych zaleceń, mówiących by udoskonalenia procesu pracy były małe i inkrementalne. Jeśli wizualizacja oraz metryki Kanban wskazują na potrzebę dokonania dużej zmiany, to taka zmiana powinna być wprowadzona.
Improving the Workflow
Having made the DoW explicit, the Kanban system members’ responsibility is to continuously improve their workflow to achieve a better balance of effectiveness, efficiency, and predictability. The information they gain from visualization and other Kanban measures guide what tweaks to the DoW may be most beneficial.
It is common practice to review the DoW from time to time to discuss and implement any changes needed. There is no requirement, however, to wait for a formal meeting at a regular cadence to make these changes. Kanban system members can and should make just-in-time alterations as the context dictates. There is also nothing that prescribes improvements to workflow to be small and incremental. If visualization and the Kanban measures indicate that a big change is needed, that is what the members should implement.
Metryki Kanban
Zastosowanie Kanban wymaga zbierania i analizowania minimalnego zestawu metryk przepływu (ang. flow measures/metrics). Pokazują one aktualną sytuację (ang. health) oraz rezultaty (ang. performance) systemu Kanban. Pomagają one podejmować decyzje dotyczące sposobu dostarczania wartości oparte na informacjach.
Cztery obowiązkowe metryki to:
- Poziom Prac W Toku (ang. WIP): liczba Prac rozpoczętych, lecz nie zakończonych.
- Przepustowość (ang. Throughput): liczba Prac zakończonych w jednostce czasu. Przepustowość jest mierzona liczbą Prac.
- Wiek Pracy (ang. Work Item Age): czas jaki upłynął od rozpoczęcia Pracy a aktualnym momentem w czasie.
- Czas realizacji (ang. Cycle Time): czas, jaki upłynął między rozpoczęciem Pracy (ang. Work Item), a jej zakończeniem.
Dla powyższych 4 obowiązkowych metryk przepływu, sformułowania: rozpoczęcie oraz zakończenie odnoszą się do Definicji Workflow wypracowanej przez członków system Kanban.
Jeśli członkowie systemu Kanban stosują powyższe metryki, to mogą nazywać je wedle własnego uznania.
Powyższe metryki nie mają znaczenia, jeśli nie będą współgrać z jedną lub kilkoma spośród trzech praktyk Kanban. Dlatego też rekomendowana jest wizualizacja tych metryk. Nie ma natomiast znaczenia, jaki rodzaj wykresów będzie zastosowany do tej wizualizacji, dopóki umożliwia on jednakowe rozumienie aktualnej sytuacji i rezultatów systemu Kanban.
Metryki przepływu przedstawione w niniejszym dokumencie to tylko minimalny zestaw metryk wymaganych dla funkcjonowania systemu Kanban. Dodatkowe, specyficzne dla kontekstu metryki wspomagające podejmowanie decyzji mogą i powinny być wykorzystywane.
Kanban Measures
The application of Kanban requires the collection and analysis of a minimum set of flow measures (or metrics). They are a reflection of the Kanban system’s current health and performance and will help inform decisions about how value gets delivered.
The four mandatory flow measures to track are:
- WIP: The number of work items started but not finished.
- Throughput: The number of work items finished per unit of time. Note the measurement of throughput is the exact count of work items.
- Work Item Age: The amount of elapsed time between when a work item started and the current time.
- Cycle Time: The amount of elapsed time between when a work item started and when a work item finished.
For these mandatory four flow measures, started and finished refer to how the Kanban system members have defined those terms in the DoW.
Provided that the members use these metrics as described in this guide, members can refer to any of these measures using any other names as they choose.
In and of themselves, these metrics are meaningless unless they can inform one or more of the three Kanban practices. Therefore, visualizing these metrics using charts is recommended. It does not matter what kind of charts are used as long as they enable a shared understanding of the Kanban system’s current health and performance.
The flow measures listed in this guide represent only the minimum required for the operation of a Kanban system. Kanban system members may and often should use additional context-specific measures that assist data-informed decisions.
Posłowie
Praktyki i metryki Kanban są niezmienne. Implementacja tylko niektórych aspektów Kanban jest oczywiście możliwa, jednak rezultatem nie będzie wtedy system Kanban. Można i trzeba dodawać inne pryncypia, metodyki oraz techniki do swojego systemu Kanban, jednakże minimalny zestaw praktyk, metryk oraz idea optymalizacji wartości muszą zostać zachowane.
Endnote
Kanban’s practices and measures are immutable. Although implementing only parts of Kanban is possible, the result is not Kanban. One can and likely should add other principles, methodologies, and techniques to the Kanban system, but the minimum set of practices, measures, and the spirit of optimizing value must be preserved.
Historia Kanban
Obecny stan Kanban ma swoje korzenie w Toyota Production System (i poprzedników tego systemu) oraz dokonań ludzi takich jak Taiichi Ohno oraz W. Edwards Deming. Zbiór praktyk dla pracy wymagającej wiedzy, który obecnie znany jest jako Kanban miał w większości swoje źródło w dokonaniach zespołu w firmie Corbis w 2006 roku. Te praktyki szybko zyskały popularność w dużej i zróżnicowanej międzynarodowej społeczności, która je ciągle udoskonala i przyczynia się do ewolucji tego podejścia.
History of Kanban
The present state of Kanban can trace its roots to the Toyota Production System (and its antecedents) and the work of people like Taiichi Ohno and W. Edwards Deming. The collective set of practices for knowledge work that is now commonly referred to as Kanban mostly originated on a team at Corbis in 2006. Those practices quickly spread to encompass a large and diverse international community that has continued to enhance and evolve the approach.
Podziękowania
Chcemy podziękować wszystkim, którzy przyczynili się do rozwoju Kanban poprzez lata oraz szczególnie podziękować następującym osobom za ich wkład do tego dokumentu:
- Yuval Yeret oraz Steve Porter za ich wkład w fundamentalne koncepcje
- Emily Coleman za inspirację do poszerzenia definicji wartości
- Ryan Ripley oraz Todd Miller za pomoc w rozwoju materiałów pomocniczych, na których oparty jest ten dokument
- Julia Wester, Colleen Johnson, Jose Casal oraz Jean-Paul Bayley za bycie wnikliwymi recenzentami wczesnych wersji tego dokumentu
- Dave West oraz Eric Naiburg za ich przemyślane uwagi co do zawartości tego dokumentu w finalnej wersji, która trafiła do publikacji
- Deborah Zanke za prace edytorskie
Acknowledgments
In addition to all who helped to develop Kanban over the years, we would like to thank the following individuals specifically for their contributions to this guide:
- Yuval Yeret and Steve Porter for their initial contribution of foundational concepts.
- Emily Coleman for the inspiration to broaden the definition of value.
- Ryan Ripley and Todd Miller for helping to develop much of the supporting materials upon which this guide is based.
- Julia Wester, Colleen Johnson, Jose Casal, and Jean-Paul Bayley for being insightful reviewers of the early drafts.
- Dave West and Eric Naiburg for their careful consideration of what should be in the final published version.
- Deborah Zanke for editing.
Licencja
Ta praca jest licencjonowana przez Orderly Disruption Limited i Daniel S. Vacanti, Inc. na podstawie międzynarodowej licencji Creative Common Attribution 4.0.
License
This work is licensed by Orderly Disruption Limited and Daniel S. Vacanti, Inc. under a Creative Common Attribution 4.0 International License.
Definicje
Czas Realizacji (ang. Cycle Time)
W Kanban Guide Czas Realizacji to czas, jaki upłynął między rozpoczęciem Pracy (ang. Work Item), a jej zakończeniem. Definicja Workflow obejmuje przynajmniej jeden punkt rozpoczęcia i jeden punkt zakończenia. Może być wiele punktów rozpoczęcia i wiele punktów zakończenia.
Obliczenie Czasu Realizacji jako przedziału czasu kalendarzowego od punktu rozpoczęcia do punktu zakończenia plus 1 dzień pozwoli na uniknięcie zerowych Czasów Realizacji. Czas Realizacji dotyczy dni, które upłynęły, uwzględniając weekendy i święta. Definicja Workflow może zawierać kilka Czasów Realizacji. Można rozróżniać następujące typy Czasu Realizacji: czas obsługi, czas przepływu (ang. flow time), czas od pomysłu do dostarczenia (ang. lead time). W języku angielskim występują także inne określenia: time-in-progres oraz time-in-process. Kanban Guide nie robi rozróżnienia między tymi różnymi określeniami.
Jawne Zasady (ang. Explicit Policy)
A policy is a set of ideas or plans that is used as a basis for making decisions, especially in politics, economics, or business.” (Collinsdictionary.com, 2019, 1)
Dzięki Jawnym Zasadom przyjęte założenia dotyczące wykonywania pracy stają się transparentne i jednoznaczne (ang. explicit). Przykład Jawnej Zasady to sposób w jaki członkowie systemu Kanban definiują moment w którym Praca (ang. Work Item) jest rozpoczynana/przesuwana do kolejnej fazy procesu. Członkowie systemu Kanban powinni stworzyć tyle Jawnych Zasad ile uważają za niezbędne.
Tablica Kanban powinna pokazywać wszystkie ważne Jawne Zasady lub pokazywać członkom zespołu Kanban gdzie i jak znaleźć Jawne Zasady. Minimalny zestaw Jawnych Zasad jest niezbędny do optymalizacji przepływu (ang. flow), zgodnie z założeniami Prawa Little’a dla (fazy odkrywania (ang. Discovery) i fazy realizacji (ang. Delivery)) (Vacanti, D., 2019,2)). Czasem jednak w wyjątkowych sytuacjach członkowie systemu Kanban mogą (a niekiedy powinni) naruszyć Jawne Zasady.
Jawne Zasady mogą być czasem określane mianem „zasad przepływu pracy (ang. workflow)” lub po prostu jako „zasady” lub „procedury”.
Przepływ (ang. Flow)
Przepływ to szybkość i płynność dostarczania Pracy zgodnie z Definicją Workflow. Osiąganie przepływu związane jest z próbą pogodzenia sprzecznych interesów. Członkowie systemu Kanban powinni optymalizować dostarczanie wartości (ang. value delivery), aktywnie zarządzać WIP i równocześnie wspierać założenia wynikające z teorii zarządzania kolejkami, jak np. Prawo Little’a (Little, 2019).
„Dobry” przepływ funkcjonuje jak dobrze naoliwiona maszyna. Członkowie zespołu Kanban spokojnie pracują i kończą więcej prac doświadczając minimalnego stresu. „Niedobry” przepływ odczuwany jest jako praca w warunkach chaosu, w których Praca (ang. Work Items) „starzeje się” w formie pracy w toku (WIP), dostawy (ang. delivery) są niestabilne, a członkowie zespołu Kanban są zestresowani, przeciążeni, a czasem nie mają pracy do wykonania.
Kanban
W języku japońskim kanban znaczy dosłownie sygnał wizualny. Jest to sygnał uruchamiający proces zasilania lub ”ssania” (ang. pull) Pracy. Na przykład pojawienie się wolnego slotu WIP na Tablicy Kanban jest sygnałem do przesunięcia Pracy do tego slotu. Karty reprezentują Pracę, a wolne sloty są sygnałem (kanbanem) dla zasilenia lub ”zassania”.
Tablica Kanban (ang. Kanban Board)
Tablica Kanban jest wizualnym przedstawieniem Definicji Workflow pracy wymagającej wiedzy (ang. knowledge work). Musi ona spełniać minimalne wymagania Definicji Workflow przedstawionej w Kanban Guide. Tablica Kanban dla pracy wymagającej wiedzy powstała drogą ewolucji z 20-wiecznego systemu produkcyjnego, wykorzystującego sygnały wizualne. Wartość Tablicy Kanban polega na tym, że czyni Definicję Workflow transparentną, że sygnalizuje członkom zespołu Kanban pojawienie się niejawnej lub nieplanowanej pracy oraz zablokowanie pracy opisanej w Definicji Workflow. Powinna być ona stale dostępna dla członków zespołu Kanban.
Tablica Kanban może być wykorzystywana na dowolnym poziomie organizacji. Praca występująca na różnych poziomach organizacji powinna mieć różny poziom szczegółowości.
Przepustowość
Przepustowość to liczba Prac zakończonych w jednostce czasu. Przepustowość jest mierzona liczbą Prac. Przepustowość to tempo dostarczania (ang. delivery rate) Prac do punktu zakończenia określonego w Definicji Workflow. Przepustowość jest obliczana jako liczba Prac, które przybywają do punktu zakończenia w określonym odcinku czasu (np. w ciągu godziny, dnia, tygodnia) zarówno zakończonych, jak i usuniętych z procesu. Podobnie jak może być więcej niż jeden Czas Realizacji w Definicji Workflow, tak samo może być więcej niż jedna Przepustowość w Definicji Workflow.
Wartość (ang. Value)
“ The value of something such as a quality, attitude, or method is its importance or usefulness. If you place a particular value on something, that is the importance or usefulness you think it has. ” (Collinsdictionary.com, 2019, 2)
W Kanban członkowie zespołu Kanban biorą pod uwagę wartość uzyskiwaną przez klienta/końcowego użytkownika (czyli dostarczenie im czegoś użytecznego) oraz wartość zdobytej wiedzy (nauki), dzięki której zmniejszone może być ryzyko. Członkowie Zespołu Kanban mogą również wziąć pod uwagę tzw. wartości społeczne, czyli uczynienie świata bardziej zrównoważonym. Mogą również brać pod uwagę wartość uzyskaną przez organizację.
Wartość uzyskana przez klienta/końcowego użytkownika
Klienci i użytkownicy końcowi próbują prognozować pozytywny wpływ na osiągane rezultaty w postaci potencjalnej wartości, a następnie potwierdzać jako wartość uzyskaną. Jako minimum: powinny powstać rezultaty: pozytywne lub negatywne. Działania i produkty nie są wystarczające. Zespoły powinny dążyć do dużej częstotliwości dostarczania wartości.
Wartości społeczne
Rezultaty związane ze zrównoważonym rozwojem określane są mianem wartości społecznych. Tworzenie wartości społecznych wymaga politycznej woli, sensownej pasji, koncentracji, energii mentalnej oraz świeżego podejścia.
Wartość zdobytej wiedzy
Wartość ta może uwzględniać zarządzanie ryzykiem, jak np. koszty nic nierobienia, koszt alternatywny, koszt opóźnienia (ang. cost of delay) (Reinertsen, 2009), koszt odkrywania (ang. cost of discovery), koszt dostarczania, koszt eliminacji błędów (Seddon, 2019), koszt zmniejszenia długu technicznego (Alliance, Letouzey and Whelan, 2019), etc.
Zdobycie wiedzy o ryzykach może je zmniejszyć lub przynajmniej uczynić widocznymi. Weryfikacja koncepcji (ang. Proof of Concept) może wykazać jej niepoprawność. Załóżmy, że Praca została zrealizowane zgodnie z Zasadami Workflow, a jej produkt został przekazany odbiorcy. Sprawdzenie, czy produkt działa, czy nie z pomocą weryfikacji koncepcji (ang. Proof of Concept) jest formą wartości zdobytej wiedzy. Zweryfikowana nauka (ang. validated learning) drogą eksperymentowania z klientami/końcowymi użytkownikami jest także formą wartości tego typu.
Wartość uzyskana przez organizację
Wartością może być poprawienie reputacji, kondycji lub potencjału organizacji, wynikające z nowych produktów, usług lub, klientów. Może to być także zwiększenie efektywności i wydajności, zwiększenie udziałów rynkowych lub zwiększenie kreatywności pracowników, klientów lub interesariuszy.
WIP
Każda Praca znajdująca się pomiędzy punktem rozpoczęcia (uwzględnianym w liczeniu poziomu WIP) i punktem zakończenia (nieuwzględnianym w liczeniu poziomu WIP) traktowana jest jako praca w toku (ang. work in progress). W Kanban Guide skrót WIP oznacza Work in Progress. WIP dotyczy tych Prac które przekroczyły punkt rozpoczęcia i jeszcze nie znalazły się w punkcie zakończenia i nie zostały usunięte z procesu. Ponieważ w Definicji Workflow może być wiele punktów rozpoczęcia i wiele punktów zakończenia, to Definicja Workflow może zawierać wiele wersji WIP.
Blokada Pracy może być spowodowana różnymi przyczynami. Może być ona na przykład rezultatem oczekiwania, na to, że ktoś rozwiąże problem, oczekiwania na zakończenie innej Pracy lub oczekiwania na informacje. Blokada Pracy może także być rezultatem rozpoczęcia pracy nad czymś innym (np. z powodu niedostępności serwera, zmiany priorytetów) lub oczekiwania na zajście konkretnego zdarzenia lub podjęcie konkretnej decyzji, np. zwolnienie pomieszczenia lub akceptacji. W sytuacji, gdy Praca jest nieaktywna, ważny jest jasny sygnał o tej sytuacji oraz rozmowa i analiza tej sytuacji.
Od tłumaczy:
W oryginale angielskim kolejny akapit dotyczy dyskusji, jaka toczy się w środowisku praktyków nt. rozróżnienia między dwoma angielskimi określeniami: work in process oraz work in progress. Ponieważ przyjęliśmy, że w polskim tłumaczeniu Kanban Guide będziemy używali określenie: praca w toku, to ze względu na bezprzedmiotowość dyskusji dotyczącej tych angielskich określeń dla polskiego tłumaczenia, akapit ten został przez nas pominięty.
Prace (ang. Work)
Prace to zbiór Prac, przede wszystkim Prac, które zostały rozpoczęte zgodnie z Definicją Workflow. Może też obejmować Pracę nierozpoczętą.
Praca (ang. Work Item)
Praca jest potencjalnym nosicielem wartości. Żeby ta wartość została uzyskana, Praca musi zostać przekazana odbiorcy. Przykładowo: takie przekazanie może umożliwić zrozumienie wartości uzyskanej przez klienta lub może dostarczyć wiedzę w wyniku weryfikacji koncepcji. Dla pokazania różnych poziomów szczegółowości Pracy w praktyce używane są różne określenia, jak na przykład: temat, epik, funkcjonalność, funkcja, historyjka oraz element Rejestru Produktu. Kanban Guide stosuje określenie Praca (ang. Work Item). Można używać różne, także inne określenia; najważniejsze jest by było ono związane z dostarczaniem potencjalnej wartości.
Tylko Praca podlega ograniczeniu WIP. Jeśli Praca nie dostarcza wartości jest Pracą „fałszywą”. Ograniczanie WIP dla takiej „fałszywej” Pracy wpływa negatywnie na współpracę zorientowaną na dostarczenie potencjalnej wartości; pracownicy w mniejszym stopniu koncentrują się na wspólnym celu i dostarczają „rzeczy” (produkty), a nie wartość. Rezultatem stosowania „fałszywej” Pracy jest to, że system Kanban dostarcza mniejszą wartość, dostarcza ją rzadziej, a dostarczenie ujemnej wartości staje się bardziej prawdopodobne. Przykładami takiej ujemnej wartości są: popyt na pracę spowodowany błędami (ang. failure demand) (Seddon, 2019), dług techniczny (Alliance, Letouzey and Whelan, 2019) oraz rezultat inny niż zamierzony.
Praca może mieć także inne nazwy, jak „partia” lub „zgłoszenie”, o ile powyższa definicja Pracy nadal będzie zachowana. Strzeż się „fałszywych” Prac.
Typ Pracy (ang. Work Item Type)
Kategoryzacja Prac jest często, choć nie jest to konieczne, sygnalizowana kolorem, symbolem, awatarem lub wierszem w tablicy. Przykłady to: marka, klient, funkcja, błąd (ang. bug), projekt, praca operacyjna, problem, hipoteza, badanie i eksperyment. Typu Pracy nie należy mylić z klasą usług (ang. class-of-service), taką jak: standard, stały termin dostarczenia (ang. fixed date), pilne (ang. expedite) lub nienamacalne (ang. intangible).
Informacje kontaktowe
Jerzy Stawicki
Managing Partner @ Akademia Per Se & Managing Partner @ JS PROJECT
[email protected]
Maciek Jarosz
DevOps & Process Expert, Business practitioner
[email protected]