Kanban Guide in English auf Deutsch
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Inhaltsverzeichnis
Ziel des Kanban Guides
Dezember 2020
Dieser Leitfaden soll eine vereinheitlichende Referenz für die Community sein, indem er ein Mindestmaß an Regeln für Kanban festlegt. Aufbauend auf den Kanban-Grundlagen kann die hier vorgestellte Strategie das gesamte Spektrum der Wertschöpfung und der organisatorischen Herausforderungen abdecken.
Jegliche Verwendung des Wortes Kanban in diesem Dokument bezieht sich speziell auf die holistischen Konzepte in diesem Leitfaden.
Purpose of the Kanban Guide
December 2020
By reducing Kanban to its essential components, the hope is that this guide will be a unifying reference for the community. By building upon Kanban fundamentals, the strategy presented here can accommodate the full spectrum of value delivery and organizational challenges.
Any use of the word Kanban in this document specifically means the holistic set of concepts in this guide.
Ziel von Kanban
Kanban ist eine Strategie zur Optimierung des Wertflusses durch einen Prozess, der ein visuelles, pull-basiertes System verwendet. Es kann verschiedene Möglichkeiten geben, den Wert zu definieren, einschließlich der Berücksichtigung beispielsweise der Bedürfnisse des Kunden, des Endnutzers, der Organisation und der Umwelt.
Kanban umfasst die folgenden drei Praktiken, die zusammenwirken:
- Definieren und Visualisieren eines Workflows
- Elemente in einem Workflow aktiv verwalten
- Verbesserung eines Workflows
In ihrer Umsetzung werden diese Kanban-Praktiken zusammenfassend als Kanban System bezeichnet. Diejenigen, die an der Wertlieferung eines Kanban-Systems beteiligt sind, werden Kanban-Systemmitglieder genannt.
Definition of Kanban
Kanban is a strategy for optimizing the flow of value through a process that uses a visual, pull-based system. There may be various ways to define value, including consideration of the needs of the customer, the end-user, the organization, and the environment, for example.
Kanban comprises the following three practices working in tandem:
- Defining and visualizing a workflow
- Actively managing items in a workflow
- Improving a workflow
In their implementation, these Kanban practices are collectively called a Kanban system. Those who participate in the value delivery of a Kanban system are called Kanban system members.
Warum Kanban nutzen?
Zentral für die Definition von Kanban ist das Flow Konzept. Flow ist die Bewegung von potenziellem Wert durch ein System. Da die meisten Workflows darauf ausgerichtet sind, den Wert zu optimieren, besteht die Strategie von Kanban darin, den Wert durch die Optimierung des Flows zu optimieren. Optimierung bedeutet nicht zwangsläufig Maximierung. Wertoptimierung bedeutet vielmehr, die richtige Balance zwischen Effektivität, Effizienz und Vorhersagbarkeit bei der Erledigung der Arbeit zu finden:
- Ein effektiver Workflow ist einer, der das liefert, was Kunden wollen, wann sie es wollen.
- Ein effizienter Workflow ordnet verfügbare wirtschaftliche Ressourcen so optimal wie möglich zu, um Wert zu liefern.
- Ein besser vorhersagbarer Workflow bedeutet, dass die Wertschöpfung innerhalb eines akzeptablen Unsicherheitsgrades genau prognostiziert werden kann.
Die Strategie von Kanban besteht darin, die Mitglieder dazu zu bringen, die richtigen Fragen früher zu stellen als Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsbestrebens zur Verfolgung dieser Ziele. Nur durch eine nachhaltige Balance zwischen diesen drei Elementen kann eine Wertoptimierung erreicht werden.
Da Kanban mit praktisch jedem Workflow funktionieren kann, ist seine Anwendung nicht auf eine bestimmte Branche oder einen bestimmten Kontext beschränkt. Professionelle Wissensarbeiter, wie die in Finanzen, Marketing, Gesundheitswesen und Software (um nur einige zu nennen) haben von Kanban Praktiken profitiert.
Why use Kanban?
Central to the definition of Kanban is the concept of flow. Flow is the movement of potential value through a system. As most workflows exist to optimize value, the strategy of Kanban is to optimize value by optimizing flow. Optimization does not necessarily imply maximization. Rather, value optimization means striving to find the right balance of effectiveness, efficiency, and predictability in how work gets done:
- An effective workflow is one that delivers what customers want when they want it.
- An efficient workflow allocates available economic resources as optimally as possible to deliver value.
- A predictable workflow means being able to accurately forecast value delivery within an acceptable degree of uncertainty.
The strategy of Kanban is to get members to ask the right questions sooner as part of a continuous improvement effort in pursuit of these goals. Only by finding a sustainable balance among these three elements can value optimization be achieved.
Because Kanban can work with virtually any workflow, its application is not limited to any one industry or context. Professional knowledge workers, such as those in finance, marketing, healthcare, and software (to name a few), have benefited from Kanban practices.
Kanban Theorie
Kanban stützt sich auf die etablierte Flow-Theorie, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:
- Systemisches Denken,
- Lean-Prinzipien,
- Warteschlangentheorie (Batchgröße und Länge der Warteschlange),
- Variabilität und Qualitätskontrolle.
Die kontinuierliche Verbesserung eines Kanban-Systems, im Laufe der Zeit, auf der Grundlage dieser Theorien ist eine Möglichkeit, mit der Unternehmen versuchen können, die Wertschöpfung zu optimieren.
Die Theorie, auf der Kanban basiert, wird auch von vielen bestehenden wertorientierten Methoden und Frameworks geteilt. Aufgrund dieser Ähnlichkeiten kann und sollte Kanban verwendet werden, um diese Liefertechniken zu erweitern.
Kanban Theory
Kanban draws on established flow theory, including but not limited to:
- systems thinking,
- lean principles,
- queuing theory (batch size and queue size),
- variability, and quality control.
Continually improving a Kanban system over time based on these theories is one way that organizations can attempt to optimize the delivery of value.
The theory upon which Kanban is based is also shared by many existing value-oriented methodologies and frameworks. Because of these similarities, Kanban can and should be used to augment those delivery techniques.
Kanban Praktiken
Definition und Visualisierung des Workflows
Zur Optimierung des Flows muss definiert werden, was Flow in einem bestimmten Kontext bedeutet. Das explizite gemeinsame Verständnis von Flow zwischen den Mitgliedern des Kanban-Systems in ihrem Kontext wird als Definition of Workflow (DoW) bezeichnet. DoW ist ein grundlegendes Konzept von Kanban. Alle anderen Elemente dieses Leitfadens hängen stark davon ab, wie der Workflow definiert ist.
Mitglieder müssen ihre DoW mindestens mit all den folgenden Elementen erstellen:
- Eine Definition der einzelnen Einheiten von Wert, die sich durch den Workflow bewegen. Diese Einheiten von Wert werden als Arbeit (oder Elemente) bezeichnet.
- Eine Definition, wann Arbeit innerhalb des Workflows gestartet und beendet wird. Je nach Arbeit kann Ihr Workflow mehr als einen Start- oder Endpunkt haben.
- Ein oder mehrere definierte Zustände, die die Arbeit von begonnen bis fertig durchläuft. Alle Arbeiten zwischen einem Startpunkt und einem Endpunkt werden als laufende Arbeit (Work in Progress, WIP) betrachtet.
- Eine Definition, wie WIP von Anfang bis Ende gesteuert wird.
- Explizite Richtlinien darüber, wie Arbeiten jeden Status von gestartet bis beendet durchlaufen können.
- Eine Service-Level-Erwartung (SLE), bei der es sich um eine Prognose handelt, wie lange es dauern sollte, bis Arbeit von Anfang bis Ende durchfließt.
Mitglieder des Kanban-Systems benötigen oft zusätzliche DoW-Elemente wie Werte, Prinzipien und Arbeitsvereinbarungen, abhängig von den Umständen des Teams. Die Optionen variieren, und es gibt Quellen, die über diesen Leitfaden hinausgehen und bei der Entscheidung helfen können, welche zu integrieren sind.
Die Visualisierung der DoW wird als Kanban Board bezeichnet. Zumindest die minimalen DoW Elemente auf dem Kanban Board transparent zu machen, ist unerlässlich, um Wissen zu verarbeiten, das über einen optimalen Workflow-Betrieb informiert und eine kontinuierliche Prozessverbesserung erleichtert.
Es gibt keine spezifischen Richtlinien dafür, wie eine Visualisierung aussehen sollte, solange sie das gemeinsame Verständnis darüber umfasst, wie Wert geliefert wird. Alle Aspekte des DoW (z.B. Arbeit, Richtlinien) sollten zusammen mit allen anderen kontextspezifischen Faktoren berücksichtigt werden, die sich auf die Funktionsweise des Prozesses auswirken können. Die Mitglieder des Kanban-Systems sind nur durch ihre Vorstellungskraft begrenzt, wie sie den Flow transparent machen.
Kanban Practices
Defining and Visualizing the Workflow
Optimizing flow requires defining what flow means in a given context. The explicit shared understanding of flow among Kanban system members within their context is called a Definition of Workflow (DoW). DoW is a fundamental concept of Kanban. All other elements of this guide depend heavily on how workflow is defined.
At minimum, members must create their DoW using all of the following elements:
- A definition of the individual units of value that are moving through the workflow. These units of value are referred to as work items (or items).
- A definition for when work items are started and finished within the workflow. Your workflow may have more than one started or finished points depending on the work item.
- One or more defined states that the work items flow through from started to finished. Any work items between a started point and a finished point are considered work in progress (WIP).
- A definition of how WIP will be controlled from started to finished.
- Explicit policies about how work items can flow through each state from started to finished.
- A service level expectation (SLE), which is a forecast of how long it should take a work item to flow from started to finished.
Kanban system members often require additional DoW elements such as values, principles, and working agreements depending on the team’s circumstances. The options vary, and there are resources beyond this guide that can help with deciding which ones to incorporate.
The visualization of the DoW is called a Kanban board. Making at least the minimum elements of DoW transparent on the Kanban board is essential to processing knowledge that informs optimal workflow operation and facilitates continuous process improvement.
There are no specific guidelines for how a visualization should look as long as it encompasses the shared understanding of how value gets delivered. Consideration should be given to all aspects of the DoW (e.g., work items, policies) along with any other context-specific factors that may affect how the process operates. Kanban system members are limited only by their imagination regarding how they make flow transparent.
Aktives Managen von Arbeiten in einem Workflow
Das aktive Managen von Arbeit in einem Workflow kann verschiedene Formen annehmen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die folgenden:
- Kontrolle von WIP.
- Vermeiden, dass sich Arbeiten in irgendeinem Teil des Workflows anhäufen.
- Sicherstellen, dass Arbeiten nicht unnötig altern, indem die SLE als Referenz verwendet wird.
- Blockaden blockierter Arbeit auflösen.
Eine gängige Praxis ist es, dass Mitglieder des Kanban-Systems das aktive Management von Arbeit regelmäßig überprüfen. Obwohl einige sich für ein tägliches Meeting entscheiden, besteht keine Notwendigkeit, die Überprüfung zu formalisieren oder sich in regelmäßigen Abständen zu treffen, solange ein aktives Management stattfindet.
Actively Managing Items in a Workflow
Active management of items in a workflow can take several forms, including but not limited to the following:
- Controlling WIP.
- Avoiding work items piling up in any part of the workflow.
- Ensuring work items do not age unnecessarily, using the SLE as a reference.
- Unblocking blocked work.
A common practice is for Kanban system members to review the active management of items regularly. Although some may choose a daily meeting, there is no requirement to formalize the review or meet at a regular cadence so long as active management takes place.
Kontrolle der laufenden Arbeiten
Kanban Mitglieder des Kanban-Systems müssen die Anzahl der Arbeiten in einem Workflow von Anfang bis Ende explizit steuern. Diese Kontrolle wird normalerweise durch Zahlen oder Slots/Tokens auf einem Kanban Board dargestellt, die als WIP-Limits bezeichnet werden. Ein WIP-Limit kann Arbeiten in einer einzelnen Spalte, mehreren gruppierten Spalten/Bahnen/Bereichen oder einem ganzen Board umfassen (ist aber nicht darauf beschränkt).
Ein Nebeneffekt der WIP-Steuerung ist, dass ein Pull-System entsteht. Es wird als PullSystem bezeichnet, weil die Mitglieder des Kanban-Systems nur dann mit der Arbeit an einem Element (Ziehen oder Auswählen) beginnen, wenn es ein klares Signal gibt, dass dafür Kapazität vorhanden ist. Wenn WIP unter das Limit in der DoW fällt, ist das ein Signal, neue Arbeiten auszuwählen. Mitglieder sollten davon absehen, mehr als die Anzahl von Arbeiten in einen bestimmten Teil des Workflows zu ziehen/auszuwählen, wie durch das WIP-Limit definiert. In seltenen Fällen können Systemmitglieder zustimmen, zusätzliche Arbeiten über das WIP-Limit hinaus zu ziehen, aber das sollte nicht zur Gewohnheit werden.
Die Kontrolle des WIP hilft nicht nur dem Workflow, sondern verbessert oft auch den kollektiven Fokus, das Engagement und die Zusammenarbeit der Mitglieder des Kanban-Systems. Alle akzeptablen Ausnahmen von der WIP-Kontrolle sollten ausdrücklich als Teil des DoW angegeben werden.
Controlling Work In Progress
Kanban system members must explicitly control the number of work items in a workflow from start to finish. That control is usually represented as numbers or slots/tokens on a Kanban board that are called WIP limits. A WIP limit can include (but is not limited to) work items in a single column, several grouped columns/lanes/areas, or a whole board.
A side effect of controlling WIP is that it creates a pull system. It is called a pull system because Kanban system members start work on an item ( pulls or selects) only when there is a clear signal that there is capacity to do so. When WIP drops below the limit in the DoW, that is a signal to select new work. Members should refrain from pulling/selecting more than the number of work items into a given part of the workflow as defined by the WIP Limit. In rare cases, system members may agree to pull additional work items beyond the WIP Limit, but it should not be routine.
Controlling WIP not only helps workflow but often also improves the Kanban system members’ collective focus, commitment, and collaboration. Any acceptable exceptions to controlling WIP should be made explicit as part of the DoW.
Service-Level-Erwartung
Die SLE ist eine Prognose, wie lange es dauern sollte, bis Arbeit vom Anfang bis zum Ende durchläuft. Die SLE selbst besteht aus zwei Teilen: einem Zeitraum verstrichener Zeit und einer diesem Zeitraum zugeordneten Wahrscheinlichkeit (z.B. „85 % der Arbeiten werden in acht Tagen oder weniger abgeschlossen“). Die SLE sollte auf der historischen Durchlaufzeit basieren und nach seiner Berechnung auf dem Kanban Board visualisiert werden. Wenn keine historischen Durchlaufzeitdaten vorhanden sind, reicht eine bestmögliche Schätzung aus, bis genügend historische Daten für eine passende SLE-Berechnung vorhanden sind.
Service Level Expectation
The SLE is a forecast of how long it should take a single work item to flow from started to finished. The SLE itself has two parts: a period of elapsed time and a probability associated with that period (e.g., “85% of work items will be finished in eight days or less”). The SLE should be based on historical cycle time, and once calculated, should be visualized on the Kanban board. If historical cycle time data does not exist, a best guess will do until there is enough historical data for a proper SLE calculation.
Verbesserung des Workflows
Nachdem die DoW explizit gemacht wurde, liegt die Verantwortung der Mitglieder des Kanban-Systems darin, ihren Workflow kontinuierlich zu verbessern, um eine bessere Balance zwischen Effektivität, Effizienz und Vorhersagbarkeit zu erreichen. Die Informationen, die sie aus der Visualisierung und anderen Kanban-Maßnahmen gewinnen, weisen darauf hin, welche Optimierungen am DoW am vorteilhaftesten sein könnten.
Es ist üblich, die DoW von Zeit zu Zeit zu überprüfen, um erforderliche Änderungen zu besprechen und umzusetzen. Es ist jedoch nicht erforderlich, auf ein formelles Meeting in regelmäßigen Abständen zu warten, um diese Änderungen vorzunehmen. Mitglieder des Kanban-Systems können und sollten Just-in-Time-Änderungen vornehmen, wie es der Kontext erfordert. Es gibt auch nichts, was vorschreibt, dass Verbesserungen des Workflows klein und inkrementell sein müssen. Wenn die Visualisierung und die Kanban-Maßnahmen darauf hindeuten, dass eine große Veränderung erforderlich ist, sollten die Mitglieder diese umsetzen.
Improving the Workflow
Having made the DoW explicit, the Kanban system members’ responsibility is to continuously improve their workflow to achieve a better balance of effectiveness, efficiency, and predictability. The information they gain from visualization and other Kanban measures guide what tweaks to the DoW may be most beneficial.
It is common practice to review the DoW from time to time to discuss and implement any changes needed. There is no requirement, however, to wait for a formal meeting at a regular cadence to make these changes. Kanban system members can and should make just-in-time alterations as the context dictates. There is also nothing that prescribes improvements to workflow to be small and incremental. If visualization and the Kanban measures indicate that a big change is needed, that is what the members should implement.
Kanban Messungen
Die Anwendung von Kanban erfordert die Erfassung und Analyse einer Mindestmenge von flussbasierten Kennzahlen (oder Metriken). Sie spiegeln den aktuellen Zustand und die Leistung des Kanban-Systems wider und helfen dabei, Entscheidungen darüber zu treffen, wie Wert geliefert wird.
Die vier notwendigen flussbasierten Messungen, die verfolgt werden müssen, sind:
- WIP: Die Anzahl der begonnenen, aber noch nicht abgeschlossenen Arbeiten.
- Durchsatz: Die Anzahl der pro Zeiteinheit abgeschlossenen Arbeiten. Beachten Sie, dass die Messung des Durchsatzes der genauen Anzahl der Arbeiten entspricht.
- Alter einer Arbeit: Die verstrichene Zeit zwischen dem Start einer Arbeit und der aktuellen Zeit.
- Durchlaufzeit: Die verstrichene Zeit zwischen dem Beginn einer Arbeit und dem Ende einer Arbeit.
Für diese notwendigen vier flussbasierten Messungen beziehen sich die Begriffe Begonnen und Beendet darauf, wie die Mitglieder des Kanban-Systems diese Begriffe in ihrer DoW definiert haben.
Unter der Voraussetzung, dass die Mitglieder diese Metriken wie in diesem Leitfaden beschrieben verwenden, können die Mitglieder auf jede dieser Kennzahlen verweisen, indem sie beliebige andere Namen verwenden.
Für sich allein sind diese Metriken bedeutungslos, es sei denn, sie nutzen eine oder mehrerer der drei Kanban-Praktiken. Daher wird empfohlen, diese Metriken mithilfe von Diagrammen zu visualisieren. Es spielt keine Rolle, welche Art von Diagrammen verwendet wird, solange sie ein gemeinsames Verständnis des aktuellen Zustands und der Leistung des Kanban-Systems ermöglichen.
Die in diesem Leitfaden aufgeführten flussbasierten Metriken stellen nur das Minimum dar, das für den Betrieb eines Kanban-Systems erforderlich ist. Die Mitglieder des Kanban-Systems können und sollten häufig zusätzliche kontextspezifische Messungen verwenden, die datenbasierte Entscheidungen unterstützen.
Kanban Measures
The application of Kanban requires the collection and analysis of a minimum set of flow measures (or metrics). They are a reflection of the Kanban system’s current health and performance and will help inform decisions about how value gets delivered.
The four mandatory flow measures to track are:
- WIP: The number of work items started but not finished.
- Throughput: The number of work items finished per unit of time. Note the measurement of throughput is the exact count of work items.
- Work Item Age: The amount of elapsed time between when a work item started and the current time.
- Cycle Time: The amount of elapsed time between when a work item started and when a work item finished.
For these mandatory four flow measures, started and finished refer to how the Kanban system members have defined those terms in the DoW.
Provided that the members use these metrics as described in this guide, members can refer to any of these measures using any other names as they choose.
In and of themselves, these metrics are meaningless unless they can inform one or more of the three Kanban practices. Therefore, visualizing these metrics using charts is recommended. It does not matter what kind of charts are used as long as they enable a shared understanding of the Kanban system’s current health and performance.
The flow measures listed in this guide represent only the minimum required for the operation of a Kanban system. Kanban system members may and often should use additional context-specific measures that assist data-informed decisions.
Schlusswort
Die Kanban Praktiken und Messungen sind unveränderlich. Es ist zwar möglich, nur Teile von Kanban zu implementieren, aber das Ergebnis ist nicht Kanban. Man kann und sollte wahrscheinlich andere Prinzipien, Methoden und Techniken zum Kanban-System hinzufügen, aber das Mindestmaß an Praktiken, Maßnahmen und der Geist der Wertoptimierung muss beibehalten werden.
Endnote
Kanban’s practices and measures are immutable. Although implementing only parts of Kanban is possible, the result is not Kanban. One can and likely should add other principles, methodologies, and techniques to the Kanban system, but the minimum set of practices, measures, and the spirit of optimizing value must be preserved.
Geschichte von Kanban
Der gegenwärtige Zustand von Kanban kann auf seine Wurzeln im ToyotaProduktionssystem (und seinen Vorgängern) und der Arbeit von Leuten wie Taiichi Ohno und W. Edwards Deming zurückverfolgt werden. Die kollektiven Praktiken für die Wissensarbeit, die heute gemeinhin als Kanban bezeichnet werden, sind hauptsächlich durch ein Team bei Corbis im Jahr 2006 entstanden. Diese Praktiken verbreiteten sich schnell und umfassten eine große und vielfältige internationale Gemeinschaft, die den Ansatz kontinuierlich verbessert und weiterentwickelt hat.
History of Kanban
The present state of Kanban can trace its roots to the Toyota Production System (and its antecedents) and the work of people like Taiichi Ohno and W. Edwards Deming. The collective set of practices for knowledge work that is now commonly referred to as Kanban mostly originated on a team at Corbis in 2006. Those practices quickly spread to encompass a large and diverse international community that has continued to enhance and evolve the approach.
Danksagungen
Neben allen, die im Laufe der Jahre an der Entwicklung von Kanban mitgewirkt haben, möchten wir den folgenden Personen ausdrücklich für ihre Beiträge zu diesem Leitfaden danken:
- Yuval Yeret und Steve Porter für ihren initialen Beitrag zu grundlegenden Konzepten.
- Emily Coleman für die Inspiration, die Definition von Wert zu auszudehnen.
- Ryan Ripley und Todd Miller für ihre Hilfe bei der Entwicklung eines Großteils der unterstützenden Materialien, auf denen dieser Leitfaden basiert.
- Julia Wester, Colleen Johnson, Jose Casal und Jean-Paul Bayley dafür, dass sie sehr verständnisvolle Reviewer für die frühen Entwürfe waren.
- Dave West und Eric Naiburg für ihre sorgfältigen Überlegungen, was in der finalen veröffentlichten Version sein sollte.
- Deborah Zanke für die Bearbeitung.
Acknowledgments
In addition to all who helped to develop Kanban over the years, we would like to thank the following individuals specifically for their contributions to this guide:
- Yuval Yeret and Steve Porter for their initial contribution of foundational concepts.
- Emily Coleman for the inspiration to broaden the definition of value.
- Ryan Ripley and Todd Miller for helping to develop much of the supporting materials upon which this guide is based.
- Julia Wester, Colleen Johnson, Jose Casal, and Jean-Paul Bayley for being insightful reviewers of the early drafts.
- Dave West and Eric Naiburg for their careful consideration of what should be in the final published version.
- Deborah Zanke for editing.
Lizenz
Dieses Werk ist lizenziert durch die Orderly Disruption Limited and Daniel S. Vacanti, Inc. unter einer Creative Commons Attribution 4.0 Internationale Lizenz.
License
This work is licensed by Orderly Disruption Limited and Daniel S. Vacanti, Inc. under a Creative Common Attribution 4.0 International License.
Übersetzung
Translation
Dieser Guide wurde aus der englischen Originalversion übersetzt, die von der oben genannten Entwicklergruppe zur Verfügung gestellt wurde. An der Übersetzung haben mitgewirkt:
2022: Christoph Dibbern (Erstübersetzung) und Adrian Louis (Rezension)
Kontaktinformationen
Ansprechpartner
Christoph Dibbern
Accredited Kanban Trainer, Business Agility Coach & Senior Consultant: KCP / CSP-SM / Management 3.0 Facilitator / SPC 5 / RTE / LPM bei PPI.X
Adrian Louis
Agile Coach at PPI.X