Kanban Guide in English en Català
Descarregueu la guia Kanban aquí
Looking to download the guide?
Taula de Continguts
Propòsit de la Guia Kanban
Desembre de 2020
Aquesta guia vol ser una referència unificadora per a la comunitat establint un conjunt mínim de regles per a Kanban. Basant-se en els fonaments de Kanban, l’estratègia que es presenta aquí pot donar cabuda a tot l’espectre de lliurament de valor i desafiaments organitzatius. Qualsevol ús de la paraula Kanban en aquest document significa específicament el conjunt holístic de conceptes d’aquesta guia.
Purpose of the Kanban Guide
December 2020
By reducing Kanban to its essential components, the hope is that this guide will be a unifying reference for the community. By building upon Kanban fundamentals, the strategy presented here can accommodate the full spectrum of value delivery and organizational challenges.
Any use of the word Kanban in this document specifically means the holistic set of concepts in this guide.
Definició de Kanban
Kanban és una estratègia per a optimitzar el flow (flux) de valor mitjançant un procés que utilitza un sistema visual basat en el pull (tracció). Hi pot haver diverses maneres de definir el valor, inclosa la consideració de les necessitats del client, l’usuari final, l’organització i l’entorn, per exemple.
Kanban comprèn les tres pràctiques següents, que treballen conjuntament:
- Definir i visualitzar un flux de treball
- Gestionar activament els elements d’un flux de treball
- Millorar un flux de treball
Quan s’implementen, aquestes pràctiques de Kanban s’anomenen col·lectivament sistema Kanban. Aquells que participen en l’entrega de valor d’un sistema Kanban s’anomenen membres del sistema Kanban.
Definition of Kanban
Kanban is a strategy for optimizing the flow of value through a process that uses a visual, pull-based system. There may be various ways to define value, including consideration of the needs of the customer, the end-user, the organization, and the environment, for example.
Kanban comprises the following three practices working in tandem:
- Defining and visualizing a workflow
- Actively managing items in a workflow
- Improving a workflow
In their implementation, these Kanban practices are collectively called a Kanban system. Those who participate in the value delivery of a Kanban system are called Kanban system members.
Per què utilitzar Kanban?
El concepte de flow és fonamental per a la definició de Kanban. El flow és el moviment de valor potencial a través d’un sistema. Com que la majoria de fluxos de treball existeixen per tal d’optimitzar el valor, l’estratègia de Kanban és optimitzar el valor optimitzant el flow. L’optimització no implica necessàriament la maximització. Més aviat, l’optimització del valor significa esforçar-se per a trobar l’equilibri adequat d’eficàcia, eficiència i previsibilitat en la manera com es fa la feina:
- Un flux de treball eficaç és el que proporciona allò que els clients volen quan ho desitgen.
- Un flux de treball eficient assigna els recursos econòmics disponibles de la manera més òptima possible per tal de proporcionar valor.
- Un flux de treball més previsible significa ser capaç de predir amb precisió l’entrega de valor dins d’un grau acceptable d’incertesa.
L’estratègia de Kanban és aconseguir que els membres es facin abans les preguntes adequades com a part d’un esforç de millora contínua per tal d’assolir aquests objectius. Només trobant un equilibri sostenible entre aquests tres elements es pot aconseguir l’optimització del valor.
Com que Kanban pot treballar pràcticament amb qualsevol flux de treball, la seva aplicació no es limita a cap indústria o context. Els professionals del treball del coneixement, com els de les finances, màrqueting, atenció sanitària, i programari (per citar-ne alguns), s’han beneficiat de les pràctiques de Kanban.
Why use Kanban?
Central to the definition of Kanban is the concept of flow. Flow is the movement of potential value through a system. As most workflows exist to optimize value, the strategy of Kanban is to optimize value by optimizing flow. Optimization does not necessarily imply maximization. Rather, value optimization means striving to find the right balance of effectiveness, efficiency, and predictability in how work gets done:
- An effective workflow is one that delivers what customers want when they want it.
- An efficient workflow allocates available economic resources as optimally as possible to deliver value.
- A predictable workflow means being able to accurately forecast value delivery within an acceptable degree of uncertainty.
The strategy of Kanban is to get members to ask the right questions sooner as part of a continuous improvement effort in pursuit of these goals. Only by finding a sustainable balance among these three elements can value optimization be achieved.
Because Kanban can work with virtually any workflow, its application is not limited to any one industry or context. Professional knowledge workers, such as those in finance, marketing, healthcare, and software (to name a few), have benefited from Kanban practices.
Teoria de Kanban
Kanban es basa en la teoria establerta del flow, que inclou, entre d’altres:
- systems thinking (pensament sistèmic),
- principis lean,
- teoria de les cues (mida del lot i mida de la cua),
- variabilitat i control de qualitat.
Millorar contínuament un sistema Kanban al llarg del temps basant-se en aquestes teories és una forma en què les organitzacions poden intentar optimitzar l’entrega de valor.
La teoria sobre la qual es basa Kanban també és compartida per a moltes metodologies i frameworks (marcs de treball) existents orientades al valor. A causa d’aquestes similituds, Kanban es pot i s’ha d’utilitzar per augmentar aquestes tècniques de lliurament.
Kanban Theory
Kanban draws on established flow theory, including but not limited to:
- systems thinking,
- lean principles,
- queuing theory (batch size and queue size),
- variability, and quality control.
Continually improving a Kanban system over time based on these theories is one way that organizations can attempt to optimize the delivery of value.
The theory upon which Kanban is based is also shared by many existing value-oriented methodologies and frameworks. Because of these similarities, Kanban can and should be used to augment those delivery techniques.
Pràctiques de Kanban
Definir i visualitzar el Flux de Treball
Optimitzar el flow requereix definir què significa flow en un context determinat. La comprensió explícita i compartida de flow entre els membres del sistema Kanban dins del seu context s’anomena Definition of Workflow (DoW). DoW és un concepte fonamental de Kanban. Tota la resta d’elements d’aquesta guia depenen en gran manera de com s’ha definit el flux de treball.
Com a mínim, els membres han de crear la seva DoW utilitzant tots els elements següents:
- Una definició de les unitats de valor individuals que es mouen pel flux de treball. Aquestes unitats de valor es coneixen com a elements de treball (o elements).
- Una definició de quan s’inicien i quan s’acaben els elements de treball dins del flux de treball. El vostre flux de treball pot tenir més d’un punt inicial o final en funció de l’element de treball.
- Un o més estats definits pels quals flueixen els elements de treball des del principi fins al final. Qualsevol element de treball entre un punt inicial i un punt final es considera work in progress (treball en curs) (WIP).
- Una definició de com es controlarà el WIP des del principi fins al final.
- Polítiques explícites sobre com els elements de treball poden fluir a través de cada estat des de l’inici fins al final.
- Una service level expectation (expectativa de nivell de servei) (SLE), que és una predicció del temps que ha de trigar un element de treball a fluir des de l’inici fins al final.
Els membres del sistema Kanban sovint requereixen elements addicionals de la DoW com ara valors, principis i acords de treball en funció de les circumstàncies de l’equip. Les opcions varien, i hi ha recursos més enllà d’aquesta guia que poden ajudar a decidir quines incorporar.
La visualització de la DoW s’anomena tauler Kanban. Fer que almenys els elements mínims de la DoW siguin transparents al tauler Kanban és essencial per a processar coneixements que informin de l’operació òptima del flux de treball i facilitin la millora contínua del procés.
No hi ha pautes específiques sobre com ha de ser una visualització, sempre que inclogui la comprensió compartida de com s’obté el valor. Cal tenir en compte tots els aspectes de la DoW (per exemple, elements de treball, polítiques) juntament amb qualsevol altre factor específic del context que pugui afectar el funcionament del procés. Els membres del sistema Kanban només estan limitats per la seva imaginació sobre com fan que el flow sigui transparent.
Kanban Practices
Defining and Visualizing the Workflow
Optimizing flow requires defining what flow means in a given context. The explicit shared understanding of flow among Kanban system members within their context is called a Definition of Workflow (DoW). DoW is a fundamental concept of Kanban. All other elements of this guide depend heavily on how workflow is defined.
At minimum, members must create their DoW using all of the following elements:
- A definition of the individual units of value that are moving through the workflow. These units of value are referred to as work items (or items).
- A definition for when work items are started and finished within the workflow. Your workflow may have more than one started or finished points depending on the work item.
- One or more defined states that the work items flow through from started to finished. Any work items between a started point and a finished point are considered work in progress (WIP).
- A definition of how WIP will be controlled from started to finished.
- Explicit policies about how work items can flow through each state from started to finished.
- A service level expectation (SLE), which is a forecast of how long it should take a work item to flow from started to finished.
Kanban system members often require additional DoW elements such as values, principles, and working agreements depending on the team’s circumstances. The options vary, and there are resources beyond this guide that can help with deciding which ones to incorporate.
The visualization of the DoW is called a Kanban board. Making at least the minimum elements of DoW transparent on the Kanban board is essential to processing knowledge that informs optimal workflow operation and facilitates continuous process improvement.
There are no specific guidelines for how a visualization should look as long as it encompasses the shared understanding of how value gets delivered. Consideration should be given to all aspects of the DoW (e.g., work items, policies) along with any other context-specific factors that may affect how the process operates. Kanban system members are limited only by their imagination regarding how they make flow transparent.
Gestionar activament els elements d’un Flux de Treball
La gestió activa dels elements d’un flux de treball pot adoptar diverses formes, incloses, entre d’altres, les següents:
- Controlar el WIP.
- Evitar que els elements de treball s’acumulin en qualsevol part del flux de treball.
- Assegurar-se que els elements de treball no envelleixen innecessàriament, utilitzant la SLE com a referència.
- Desbloquejar el treball bloquejat.
Una pràctica habitual és que els membres del sistema Kanban revisin la gestió activa dels elements regularment. Tot i que alguns poden escollir una reunió diària, no hi ha cap requisit per a formalitzar la revisió o per a reunir-se en una cadència regular, mentre tingui lloc una gestió activa.
Actively Managing Items in a Workflow
Active management of items in a workflow can take several forms, including but not limited to the following:
- Controlling WIP.
- Avoiding work items piling up in any part of the workflow.
- Ensuring work items do not age unnecessarily, using the SLE as a reference.
- Unblocking blocked work.
A common practice is for Kanban system members to review the active management of items regularly. Although some may choose a daily meeting, there is no requirement to formalize the review or meet at a regular cadence so long as active management takes place.
Controlar el Work in Progress
Els membres del sistema Kanban han de controlar explícitament el nombre d’elements d’un flux de treball que hi ha des del principi fins al final. Aquest control sol representarse com a números o espais buits/tokens en un tauler Kanban, que s’anomenen límits de WIP. Un límit de WIP pot incloure (entre d’altres) elements de treball en una sola columna, en diverses columnes/carrils/àrees, o en el tauler complet.
Un efecte secundari de controlar el WIP és que es crea un sistema pull. S’anomena sistema pull perquè els membres del sistema Kanban comencen a treballar en un element (fan pull o el seleccionen) només quan hi ha un senyal clar de que hi ha capacitat per fer-ho. Quan el WIP cau per sota del límit que hi ha a la DoW, això és un senyal per a seleccionar nou treball. Els membres haurien d’abstenir-se de fer pull/seleccionar, en una part determinada del flux de treball, més elements de treball que el nombre que hi ha definit en el límit de WIP. En casos estranys, els membres del sistema poden acordar fer pull d’elements de treball addicionals, més enllà del límit de WIP, però no hauria de ser una rutina.
Controlar el WIP no només ajuda al flux de treball, sinó que sovint també millora l’enfocament col·lectiu, el compromís i la col·laboració dels membres del sistema Kanban. Qualsevol excepció acceptable al control de WIP s’hauria de fer explícita com a part de la DoW.
Controlling Work In Progress
Kanban system members must explicitly control the number of work items in a workflow from start to finish. That control is usually represented as numbers or slots/tokens on a Kanban board that are called WIP limits. A WIP limit can include (but is not limited to) work items in a single column, several grouped columns/lanes/areas, or a whole board.
A side effect of controlling WIP is that it creates a pull system. It is called a pull system because Kanban system members start work on an item ( pulls or selects) only when there is a clear signal that there is capacity to do so. When WIP drops below the limit in the DoW, that is a signal to select new work. Members should refrain from pulling/selecting more than the number of work items into a given part of the workflow as defined by the WIP Limit. In rare cases, system members may agree to pull additional work items beyond the WIP Limit, but it should not be routine.
Controlling WIP not only helps workflow but often also improves the Kanban system members’ collective focus, commitment, and collaboration. Any acceptable exceptions to controlling WIP should be made explicit as part of the DoW.
Service Level Expectation
La SLE és una predicció del temps que hauria de trigar un sol element de treball a fluir des del principi fins al final. La SLE té dues parts: un període de temps transcorregut i una probabilitat associada a aquest període (per exemple, “el 85% dels elements de treball s’acabaran en vuit dies o menys”). La SLE s’ha de basar en el temps del cicle històric i, un cop calculat, s’ha de visualitzar al tauler Kanban. Si no existeixen dades del temps de cicle històric, s’ha de fer la suposició més acurada fins que hi hagi prou dades històriques per a un càlcul adequat de la SLE.
Service Level Expectation
The SLE is a forecast of how long it should take a single work item to flow from started to finished. The SLE itself has two parts: a period of elapsed time and a probability associated with that period (e.g., “85% of work items will be finished in eight days or less”). The SLE should be based on historical cycle time, and once calculated, should be visualized on the Kanban board. If historical cycle time data does not exist, a best guess will do until there is enough historical data for a proper SLE calculation.
Millorar el Flux de Treball
Un cop feta explícita la DoW, la responsabilitat dels membres del sistema Kanban és millorar contínuament el seu flux de treball per tal d’aconseguir un millor equilibri entre l’eficàcia, l’eficiència i la predictibilitat. La informació que obtenen de la visualització i d’altres mètriques de Kanban els guia sobre quins ajustaments a la DoW poden ser més beneficiosos.
És una pràctica habitual revisar la DoW de tant en tant per discutir i implementar els canvis necessaris. No obstant això, no és necessari esperar a una reunió formal en una cadència regular per a fer aquests canvis. Els membres del sistema Kanban poden i han de fer modificacions just-in-time (just-a-temps) segons dicta el context. Tampoc hi ha res que prescrigui que les millores del flux de treball hagin de ser petites i incrementals. Si la visualització i les mètriques de Kanban indiquen que cal un canvi important, això és el que haurien d’implementar els membres.
Improving the Workflow
Having made the DoW explicit, the Kanban system members’ responsibility is to continuously improve their workflow to achieve a better balance of effectiveness, efficiency, and predictability. The information they gain from visualization and other Kanban measures guide what tweaks to the DoW may be most beneficial.
It is common practice to review the DoW from time to time to discuss and implement any changes needed. There is no requirement, however, to wait for a formal meeting at a regular cadence to make these changes. Kanban system members can and should make just-in-time alterations as the context dictates. There is also nothing that prescribes improvements to workflow to be small and incremental. If visualization and the Kanban measures indicate that a big change is needed, that is what the members should implement.
Mètriques de Kanban
L’aplicació de Kanban requereix la recopilació i l’anàlisi d’un conjunt mínim de mètriques de flow (o mesures). Són un reflex de la salut i del rendiment actuals del sistema Kanban i ajudaran a informar les decisions sobre com s’entrega el valor.
Les quatre mètriques de flow que obligatòriament cal seguir són:
- WIP: El nombre d’elements de treball començats però no acabats.
- Throughput (Rendiment): El nombre d’elements de treball acabats per unitat de temps. Tingueu en compte que la mesura del rendiment és el recompte exacte dels elements de treball.
- Work Item Age (Edat de l’Element de Treball): La quantitat de temps transcorregut des que s’ha començat un element de treball i l’hora actual.
- Cycle Time (Temps de Cicle): La quantitat de temps transcorregut entre el començament d’un element de treball i la seva finalització.
Per a aquestes quatre mètriques de flow obligatòries, els termes començats i finalitzats fan referència a com els membres del sistema Kanban han definit aquests termes a la DoW.
Sempre que els membres facin servir aquestes mètriques tal com es descriuen en aquesta guia, els membres poden fer referència a qualsevol d’aquestes mètriques mitjançant qualsevol altre nom que vulguin.
Per si mateixes, aquestes mètriques no tenen sentit si no poden informar una o més de les tres pràctiques de Kanban. Per tant, es recomana visualitzar aquestes mètriques mitjançant gràfiques. No importa quin tipus de gràfiques s’utilitzin sempre que permetin una comprensió compartida de la salut i el rendiment actual del sistema Kanban.
Les mètriques de flow llistades en aquesta guia representen només el mínim requerit per a l’operació d’un sistema Kanban. Els membres del sistema Kanban poden i sovint haurien d’utilitzar mesures addicionals específiques del context que ajudin a prendre decisions basades en dades.
Kanban Measures
The application of Kanban requires the collection and analysis of a minimum set of flow measures (or metrics). They are a reflection of the Kanban system’s current health and performance and will help inform decisions about how value gets delivered.
The four mandatory flow measures to track are:
- WIP: The number of work items started but not finished.
- Throughput: The number of work items finished per unit of time. Note the measurement of throughput is the exact count of work items.
- Work Item Age: The amount of elapsed time between when a work item started and the current time.
- Cycle Time: The amount of elapsed time between when a work item started and when a work item finished.
For these mandatory four flow measures, started and finished refer to how the Kanban system members have defined those terms in the DoW.
Provided that the members use these metrics as described in this guide, members can refer to any of these measures using any other names as they choose.
In and of themselves, these metrics are meaningless unless they can inform one or more of the three Kanban practices. Therefore, visualizing these metrics using charts is recommended. It does not matter what kind of charts are used as long as they enable a shared understanding of the Kanban system’s current health and performance.
The flow measures listed in this guide represent only the minimum required for the operation of a Kanban system. Kanban system members may and often should use additional context-specific measures that assist data-informed decisions.
Nota final
Les pràctiques i les mètriques de Kanban són immutables. Tot i que és possible implementar només algunes parts de Kanban, el resultat no és Kanban. Es poden i probablement cal afegir altres principis, metodologies i tècniques al sistema Kanban, però cal preservar el conjunt mínim de pràctiques, mètriques i l’esperit d’optimització del valor.
Endnote
Kanban’s practices and measures are immutable. Although implementing only parts of Kanban is possible, the result is not Kanban. One can and likely should add other principles, methodologies, and techniques to the Kanban system, but the minimum set of practices, measures, and the spirit of optimizing value must be preserved.
Història de Kanban
L’estat actual de Kanban pot trobar les seves arrels al Toyota Production System (i als seus antecedents), i al treball de persones com Taiichi Ohno i W. Edwards Deming. El conjunt col·lectiu de pràctiques per al treball del coneixement, que ara es coneix habitualment com Kanban, es va originar majoritàriament en un equip de Corbis el 2006. Aquestes pràctiques es van estendre ràpidament fins a abastar una gran i diversa comunitat internacional que al llarg dels anys va continuar millorant i evolucionant el mètode.
History of Kanban
The present state of Kanban can trace its roots to the Toyota Production System (and its antecedents) and the work of people like Taiichi Ohno and W. Edwards Deming. The collective set of practices for knowledge work that is now commonly referred to as Kanban mostly originated on a team at Corbis in 2006. Those practices quickly spread to encompass a large and diverse international community that has continued to enhance and evolve the approach.
Agraïments
A més de tots els que van ajudar a desenvolupar Kanban al llarg dels anys, volem agrair específicament a les següents persones les seves contribucions a aquesta guia:
- Yuval Yeret i Steve Porter per la seva contribució inicial als conceptes fonamentals.
- Emily Coleman per la inspiració per ampliar la definició de valor.
- Ryan Ripley i Todd Miller per ajudar a desenvolupar gran part dels materials de suport sobre els quals es basa aquesta guia.
- Julia Wester, Colleen Johnson, Jose Casal i Jean-Paul Bayley per ser revisors crítics dels primers esborranys.
- Dave West i Eric Naiburg per la seva acurada consideració del que hauria de figurar a la versió final publicada.
- Deborah Zanke per l’edició.
Acknowledgments
In addition to all who helped to develop Kanban over the years, we would like to thank the following individuals specifically for their contributions to this guide:
- Yuval Yeret and Steve Porter for their initial contribution of foundational concepts.
- Emily Coleman for the inspiration to broaden the definition of value.
- Ryan Ripley and Todd Miller for helping to develop much of the supporting materials upon which this guide is based.
- Julia Wester, Colleen Johnson, Jose Casal, and Jean-Paul Bayley for being insightful reviewers of the early drafts.
- Dave West and Eric Naiburg for their careful consideration of what should be in the final published version.
- Deborah Zanke for editing.
Llicència
Aquesta obra està llicenciada per Orderly Disruption Limited i Daniel S. Vacanti, Inc. sota una Creative Commons Attribution 4.0 International License.
Licence
This work is licensed by Orderly Disruption Limited and Daniel S. Vacanti, Inc. under a Creative Common Attribution 4.0 International License.
Informació de la Tradució
La traducció d’aquesta guia ha estat realitzada integrament per Sergi Planas i Solà ([email protected]).
Alguns termes s’han deixat en la seva forma anglesa perquè no és habitual utilitzar‐los en llengua catalana: flow, pull, systems thinking, lean, frameworks, Definition of Workflow, work in progress (WIP), service level expectation (SLE), just-in-time. Throughput, Work Item Age, Cycle Time. Quan s’ha considerat oportú, s’ha acompanyat el mot amb la traducció en català, entre parèntesis, però només en la primera aparició de la paraula en el text.
Informació de contacte
Sergi Planas i Solà
Scrum Master & Kanban Coach,
Agile Leadership & Talent Development at MAPEX Software